Digitalisierung im Verein – die Kommunikationsplattform Teil 2

Seit einigen Wochen gehen unsere Vereinsakteure das Thema Digitalisierung im Verein schrittweise an. Dazu gehört, dass sie sich viele Gedanken über ihre Zusammenarbeit machen. Tom und Vera widmen sich gemeinsam mit Falk der digitalen Kommunikationsplattform. Dafür haben sich die drei wieder im Coworking Space eingefunden. In einem ersten Schritt haben sie sich angesehen, welche Kommunikationsfelder im Verein eigentlich vorkommen und bedient werden müssen. Die drei großen Kommunikationsfelder sind die Kommunikation:

  • mit den Mitglieder,
  • mit Vereinspartnern und Interessenten,
  • und die Kommunikation im Vorstand.

Dafür bieten sich unterschiedliche Medien an. Eines davon ist die digitale Kommunikationsplattform. Diese bietet sich für die Kommunikation mit den Mitgliedern und für den Vorstand an. „Lasst uns nun gemeinsam schauen, wie ihr eine Kommunikationsplattform sinnvoll nutzen könnt.“ sagt Falk. Dafür nimmt er wieder das Flipchart und legt los.

Der Kanal = Channel

„Tom, dir ist besonders wichtig, dass die Anzahl der Emails deutlich abnehmen soll. Ich würde daher vorschlagen, dass wir uns mal beispielhaft die Kommunikation im Vorstand anschauen. Dafür greifen wir auf unser letzes Bild zurück.“ sagt Falk und zeigt auf das Flipchart.

Kommunikationsfelder
Kommunikationsfelder

Das Kommunikationsfeld ‚Vorstand‘ wird nun der Hauptzweck für die Kommunikationsplattform. Die einzelnen Themenfelder stellen die künftigen (Themen-)Kanäle da. Im System heißt es dann Channel.

Plattform und Channel
Plattform und Channel

Da sich Tom um die Finanzen kümmert, möchte er gern den Channel Finanzen durchspielen. „Ich berichte regelmäßige über den aktuellen Stand der Finanzen und schicke eine monatliche Auswertung an unseren Vorstand per Mail.“ sagt Tom. „Dabei erwarte ich keine Antwort, freue mich jedoch immer über eine Reaktion. Manchmal gibt es auch noch die ein oder andere Nachfrage. Dabei ist mir aufgefallen, dass manchmal in den Antworten ganz andere Sachverhalte auftauchen, die mit der monatlichen Auswertung nichts mehr zu tun haben. Hier können es schon mal einige Mails werden.“ führt er weiter aus. „Des Weiteren gebe ich Informationen zu Fördermitteln. Ich benötige in der Regel eine Rückmeldung von Sylvia.“ „Das ist für mich auch interessant.“ ergänzt Vera.

Channel und Antworten
Channel und Antworten

Der Channel und seine Antworten

„Ok, das ist ein gutes Beispiel.“ sagt Falk. „Ihr könnt nun einen Channel ‚Finanzen‘ einrichten. Ihr könnt selbst entscheiden, ob ihr dem Channel folgen wollt oder nicht. Das hat den Vorteil, dass du selbst festlegen kannst, wann du eine Benachrichtigung bekommst. Wenn du dem Channel folgst, wirst du auf deinen Smartphone, Tablet oder Computer informiert. Ähnlich wie der Eingang bei einer SMS. Wenn du dem Channel nicht folgst, kannst du jeder Zeit reinschauen und nachlesen. Das bedeutet, du legst selbst fest, wann die Infos zu dir kommen. Sie sind jederzeit da.“ „Und wie ist das mit den Antworten?“ fragt Vera. „Du kannst auf jeden Eintrag Antworten. So bleiben alle Antworten oder Diskussionen bei dem eigentlichen Thema. So bleibt die Kommunikation thematisch zusammen und wird nicht zerrissen oder unübersichtlich wie bei normalen Chats. Du hast zusätzlich die Möglichkeit per Emoji zu reagieren. So kannst du Tom für seinen Monatsbericht einen ‚Daumen hoch‘ spendieren. Auch Terminabstimmungen sind so möglich.“ erklärt Falk. Das führt dann dazu, dass diese Art der Kommunikation sämtliche Emails überflüssig macht.

Ergebnis: keine Emails
Ergebnis: keine Emails

Wie sieht das nun konkret aus?

„Mit den Channels und den entsprechenden Antworten könnt ihr eure digitale Kommunikationsplattform für den Vorstand aufbauen. Ich habe für euch ein Beispiel dabei.“ sagt Falk und zeigt Vera und Tom die Plattform Slack auf seinem Tablet.

digitale Kommunikationsplattform
digitale Kommunikationsplattform

Mit einer Kommunikationsplattform lässt sich die digitale Kommunikation sehr gut gestalten. Nicht nur Text, sondern auch Dateien wie Protokolle können so verteilt werden. Jeder kann selbst bestimmen, zu welchem Thema er sich einbringen möchte.

Wichtig ist, dass die Nutzer auch online sind. Es bietet sich daher an eine App auf dem Smartphone, Tablet und auf dem Computer zu nutzen. Es entsteht dadurch nicht der Effekt, dass sie mit Informationen zugeschüttet werden. Sie werden dadurch viel schneller und effektiver kommunizieren. Wenn Sie sich nicht gerade persönlich treffen. Sämtliche Emails im Gießkannenprinzip gehören von nun an der Vergangenheit an.

„Das finde ich richtig gut.“ sagt Tom „Keine Emails mehr und eine viel adressatengerechtere Kommunikation ohne das Informationsdefizite entstehen, das passt.“ „Ich weiß noch nicht so richtig, ob ich immer online sein will.“ sagt Vera. „Du kannst bei dieser Plattform Zeitfenster einstellen, in denen du nicht gestört werden willst. Du musst dich damit nicht immer wieder ein- oder ausloggen. Du bestimmst Umfang und Zeit.“ sagt Falk. „Ok, das hört sich gut an.“ sagt Vera. „Ich kann mir gut vorstellen, dass wir eine zweite Kommunikationsplattform für unsere Mitglieder aufbauen. Ich denke, das ist auch was für meine Generation.“

„Ich schlagen vor, dass wir dazu gemeinsam einen Workshop machen.“ bietet Falk an. „Es ist ein weiterer Schritt in eurem Veränderungsprozess. Ich finde es generell wichtig, euch zu Beginn nicht allein zu lassen. Dabei geht es nicht nur darum wie ihr die Plattform nutzt, sondern zusätzlich wie ihr eure Kommunikation und Zusammenarbeit gestalten wollt. Gern können wir dazu weitere Mitglieder einladen, ist ja kein Geheimnis was wir hier machen.“

analoge Vorbereitung für die digitale Kommunikationsplattform
analoge Vorbereitung für die digitale Kommunikationsplattform

Fazit

Mit einer Kommunikationsplattform lässt sich zielgerichteter und adressatengerechter im Verein kommunizieren. Sämtliche digitale Kommunikation konzentriert sich auf einer Plattform. Emails müssen nicht mehr im Gießkannenprinzip verschickt und können auf ein Minimum reduziert werden.