Digitalisierung im Verein – Aufgaben digital strukturieren

Seit einigen Wochen gehen unsere Vereinsakteure das Thema Digitalisierung im Verein schrittweise an. In den letzten Tagen und Wochen haben sich unsere Vereinsakteure aktiv mit den Möglichkeiten auseinandergesetzt, die digitale Tools bringen. Dabei ist es ihnen wichtig, dass die Tools die Vereinsarbeit erleichtern und grundsätzlich transparenter machen. Insbesondere die Aufgabenverteilung mit einer gleichmäßigen Auslastung soll erreicht werden.

Unsere Vereinsakteure haben einen wichtigen Schritt gewagt und treffen sich zu ihren Vorstandsworkshops (das sind die Vorstandssitzungen) seit einiger Zeit in einem Coworking Space. Dort hat Ron sein Netzwerk erweitert und konnte sich viele Tricks und Tipps abgucken. Mittlerweile haben sie festgestellt, dass sie durch die Nutzung von digitalen Tools zeitlich und räumlich viel flexibler geworden sind.

Sie haben jedoch auch gemerkt, dass es wichtig ist, die digitalen Tools auf dem Laufenden zu halten. Daher ist es Ron und Tom wichtig, weiter an dem gemeinsamen digitalen Aufgabenboard zu arbeiten, um die Vorteile noch mehr zu nutzen. Beide treffen sich diesmal komplett in der digitalen Welt. Sie sind es mittlerweile gewohnt, in einer begrenzten Zeit konzentriert ein Ergebnis zu erarbeiten. 60 Minuten, die Zeit läuft.

Aufgabenmatrix, Aufgabenboard und Kommunikationsplattform verbinden

Es ist Montag 19 Uhr. Ron und Tom sitzen jeweils bei sich zu Hause vor ihren Computern. Ron hat Tom zu einem Meeting über TeamViewer eingeladen. Damit können sie sich hören und den Bildschirm des anderen sehen. Somit können sie gemeinsam arbeiten, ohne direkt zusammen zu sein.

„Hallo und guten Abend Ron, wie geht es dir“ begrüßt ihn Tom. „Sag mal kostet das eigentlich was, wenn wir uns über diese Plattform treffen?“ „Hey Tom, ich grüße dich“ antwortet Ron „wie bei vielen digitalen Tools gibt es kostenfreie und kostenpflichtige Varianten. Wir nutzen die kostenfreie Version. Das passt für uns.“

„Lass uns als Erstes unsere Aufgabenmatrix auf dem Laufenden bringen.“ sagt Ron und ruft die Vereinsaufgabenmatrix auf dem Bildschirm auf. „Wir haben hier zum Beispiel die Aufgabenkategorien ‚Finanzen‘, ‚Mitglieder‘ und ‚Öffentlichkeitsarbeit‘. Diese Aufgabenkategorien haben wir in unserem digitalen Aufgabenboard und als Channel in unserer Kommunikationsplattform. Diese Verbindung stellen wir jetzt in unserer Aufgabenmatrix ebenfalls her. Ich trage es in der Zeile ein und nenne es ‚Kennung in Trello/Slack‘.“ „Das klingt super. So haben wir die direkte Verbindung und müssen nicht immer überlegen, welche Aufgabe wo hingehört. Insbesondere wenn es Aufgaben sind, die jemand zum ersten Mal macht.“ sagt Tom. „Damit haben wir eine richtig gute und sinnvolle Verbindung zwischen unseren Tools und Aufgaben hergestellt.“ „Des Weiteren haben wir so die Schnittstelle zwischen diesen Tools und Medien (Dateiformate) entschärft. Das ist eigentlich schon Prozessmanagement, was wir hier betreiben.“ antwortet Ron.

Aufgabenkategorien im digitalen Aufgabenboard

„Lass uns als nächsten Schritt gleich prüfen, ob wir alle Aufgabenkategorien im Aufgabenboard angelegt haben.“ sagt Ron und zeigt das Aufgabenboard auf dem Bildschirm. „Kann ich jetzt eigentlich hier rein klicken? Ich sehe ja deinen Bildschirm.“ fragt Tom. „Ja, das geht. Ich habe dir das Recht eingeräumt. Nur so macht es ja wirklich Sinn.“ antwortet Ron. „Ok, dann schauen wir mal. Ich sehe, dass uns die Aufgabenkategorie ‚Öffentlichkeitsarbeit‘ fehlt. Dann legen wir diese gleich mal an.“ sagt Tom.

In Trello wird dafür der Begriff ‚Label‘ verwendet. Gleichzeitig stehen Farben zur Verfügung. So kann bereits an der Farbe erkannt werden, um welche Aufgabenkategorie es sich handelt. Dazu sind weitere Einstellungen möglich, um bei Farbenblindheit mit Schraffierungen zu arbeiten. Hier ist eine gewisse Barrierefreiheit bereits gegeben.

„Wir können und sollten nun bei jeder neuen Aufgabe, die wir anlegen diese Kategorien verwenden.“ sagt Ron. „Eigentlich fällt es schon optisch auf, wenn eine Aufgaben kein farbiges Label hat.“

Aufgaben neu anlegen oder kopieren

„Wir haben heute wieder eine neue Betrittserklärung für unseren Verein bekommen. Das ist schon die Zehnte in den letzten Wochen.“ sagt Tom erstaunt. „Muss ich diese Aufgabe jetzt jedes Mal neu anlegen?“

„Wenn du das möchtest, kannst du es tun.“ antwortet Ron. „Wir hatten diese Aufgaben aber bereits ein paar Mal in letzter Zeit. Lass uns einfach in die Spalte ‚Erledigt‘ gehen und diese Aufgabe dort kopieren. Dann legen wir für die Aufgabe noch einen neuen Erledigungstermin an und verschieben die Aufgabe in die Spalte ‚in Bearbeitung‘.“

Aufgabe kopieren und damit neu anlegen
Aufgabe kopieren und damit neu anlegen

„Wow, mit wenigen Klicks ist alles da. Sogar die Checkliste in der Aufgabe. Es lohnt sich wirklich beim ersten Mal sorgfältig zu arbeiten. Dann erleichtert es beim nächsten Mal die Arbeit ungemein. Da muss ich mal ausrechnen, wie viel Prozent Zeit ich dadurch gewinne.“ sagt Tom freudig. „Typisch Controller“ erwidert Ron.

„So kann ich es dann auch mit der Aufgabe ‚Mitgliedsbeiträge abbuchen‘ machen für das kommende Jahr.“ sagt Tom.

Checklisten nutzen

„Jetzt kann es sein, dass ich in den Aufgaben Checklisten nutzen möchte. Wie funktioniert das?“ fragt Tom. „Das ist ebenfalls ganz schnell gemacht.“ antwortet Ron und zeigt es auf dem Bildschirm. „Du rufst eine Aufgabe auf. Dort siehst du auf der rechten Seite die Schaltfläche ‚Checkliste‘. Dort klickst du drauf und hast nun die Möglichkeit eine neue anzulegen. Diese erscheint direkt in der Aufgabe.“ erklärt Ron. „In den anderen Aufgaben sind bereits Checklisten hinterlegt. Diese kannst du auch nutzen und einfach auswählen. So sammelt sich einiges an, was wir einfach weiter nutzen können.“

Digitalisierung im Verein - Checklisten erstellen
Checklisten erstellen

„Da wird sich Julia aber freuen.“ sagt Tom. „Das geht ja schon in die Richtung Wissensmanagement. Die Checklisten geben die entsprechenden Hinweise für Wissensfelder.“ „Daran habe ich noch gar nicht gedacht. Was wir hier alles machen, faszinierend.“ sagt Ron erstaunt.

Das digitale Aufgabenboard nutzen

„Ich rufe noch mal die Aufgabe ‚neues Mitglied‘ auf.“ sagt Ron. „Hier siehst du, dass du auf der rechten Seite weitere Informationen hinterlegen kannst. Die Schaltfläche ‚Mitglieder‘ steht hier für Aufgabenträger. Also die Person, die sich um die Aufgabe kümmert und erledigt. Du kannst zusätzlich Dokumente oder Dateien anhängen. Das könnte zum Beispiel ein Standardbrief für die Bestätigung der Mitgliedschaft sein. So brauchst du nicht nach der Datei suchen und hast sie gleich an Ort und Stelle. Die Datei muss natürlich aktuell sein.“

„Ich denke wir sollten in der kommenden Zeit immer wieder schauen, ob uns die kleinen und feinen weiteren Möglichkeiten wieder ein Stück voranbringen. Am Ende muss es übersichtlich bleiben.“ sagt Tom. „Wow, ich hätte nicht gedacht, dass dir als Controller Übersichtlichkeit und ein einfaches Handling wichtig ist.“ sagt Ron. „Ja ich weiß, als Controller hat man immer komplizierte und schwer zu verstehende Tabellen. Schönes Klischee, stimmt aber leider. Deswegen möchte ich es für unser Engagement im Verein vermeiden. Das erleichtert uns die Zusammenarbeit. Und wer weiß, vielleicht brauche ich mal deine Unterstützung. Da wäre es doch gut, wenn du dich schnell einfuchsen kannst.“ sagt Tom. „Das hört sich gut.“ sagt Ron freudig.

„Wenn wir uns nun unser Aufgabenboard anschauen, dann sieht das schon echt cool aus.“ sagt Ron. „Das sieht nicht nur so aus, es ist cool. Vor allem macht es wirklich Sinn.“ ergänzt Tom.

„Sag mal Ron, woher weißt du eigentlich wie das alles funktioniert mit dem Board und hier mit dem TeamViewer?“ fragt Tom. „Ich bin doch ein Naturtalent.“ sagt Ron lachend. „Ok, Spaß bei Seite. Die Funktionen mit dem Board hat mir Falk gezeigt und die Nutzung des TeamViewers hat mir letztens eine Person gezeigt, die ich im Coworking Space kennengelernt habe. Wir hatten uns zu unserer Internetseite ausgetauscht und dafür haben wir dieses Tool ebenfalls genutzt. Wieder was gelernt.“

Fazit

Digitale Tools unterstützen die Zusammenarbeit und können die eigentliche Arbeit erleichtern. Digitalisierung im Verein geht allerdings nicht einfach so wie von Zauberhand. Sinnvolle Vorüberlegungen, Strukturierungen und der regelmäßige Austausch fördern das Verständnis und die Wissensvermehrung. Damit kann mehr Vertrauen für die Nutzung gewonnen werden. Sinnvolle Funktionen sollten sinnvoll genutzt werden. Am Ende gilt: Einfach ausprobieren und reflektieren.

Quellverweis
Moderne Vereinsorganisation, Vereinmanagement leicht gemacht, 2018, Falk Golinsky, ISBN: 978-3-662-56458-5