Digitalisierung im Verein – was kostet der Spaß?

Welche Kosten bringt die Digitalisierung?

Unsere Vereinsakteure gehen das Thema Digitalisierung im Verein nun schrittweise an. Auf der letzten Vorstandssitzung hat Julia das Personal-Kanban vorgestellt. Die Vereinsakteure wollen nun ausprobieren, wie sie damit zurechtkommen. Tom der Zahlenmensch will zudem wissen, was das alles kostet oder welche Kosten auf den Verein zukommen werden. Julia hat sich ihm angeschlossen. Sie sagt immer: „Ich bin einfach neugierig und überall ist die Chance wieder etwas dazu zu lernen.“ Dabei schaut sie einem mit ihren blauen Augen an, zieht die Schultern hoch und lächelt. Tja, da kann Tom nicht widerstehen. Beide verabreden sich zu einem Recherchetreffen.

Was brauchen wir überhaupt?

Julia und Tom orientieren sich an der Liste von Sylvia, die sie vor Kurzem erstellt hat.

Ein Tool für unsere Finanzen

Tom sagt: „Mir ist es wichtig, dass ich die Funktionen des Onlinebankings nutzen kann. Hinzu kommt, dass wir unsere Beiträge im Lastschriftverfahren abbuchen. Das geht manchmal im Onlinebanking nicht so gut. Es wäre weiterhin toll, wenn ich damit gleich die Buchhaltung oder zumindest Kostenstellen oder -kategorien vergeben kann, um regelmäßige Auswertungen zu fahren.“

„Lass uns mal schauen, was unsere Bank im Angebot hat.“ sagt Julia. Es empfiehlt sich immer, bei der Bank nachzufragen oder zu schauen, bei der der Verein sein Konto führt. Hier werden oft Softwareeditionen zu guten Konditionen angeboten. „Schau mal Tom, bei unserer Bank gibt es ein Programm in verschiedenen Ausführungen.“ sagt Julia. „Die Standardversion kostet nur 25,00 Euro und die Businessversion 104,00 Euro.“ „Ist das ein Abo?“ fragt Tom. „Nein, das gibt es gesondert.“

Tja welches Produkt soll es nun sein? Hier hilft es, sich klar zu werden, was die Mindestanforderungen sind. Das können zum Beispiel sein: Anzahl der Nutzer, Rollen- und Rechtesystem, Vier-Augen-Prinzip oder Ähnliches. Tom sagt: „Die mittlere Version für 36,00 Euro im Download reicht für uns aus.“

Einen digitalen Ablageort, eine Cloudlösung am besten bei einem Anbieter in Deutschland

„Wir brauchen eine virtuelle Festplatte bzw. Cloudlösung, um unsere Vereinsdaten unabhängig von irgendwelchen privaten Computern zu speichern.“ meint Tom. Bei seinem Bekannten war der Vereinscomputer sehr alt und irgendwann kaputt. Alle Daten waren weg. Das war sehr ärgerlich. „Da wir kein Vereinsbüro haben, müssen wir eine Regelung finden, die auch die DSGVO einhält.“ gibt Julia zu bedenken. Nach einer kurzen Recherche haben sie mehrere Anbieter in Deutschland gefunden, die die Mindestkriterien erfüllen. Jetzt wird verglichen.

„Wir dürfen uns nicht von den monatlichen Preisen blenden lassen. Wir müssen schauen, wie viel Speicher bekommen wir und wie viele Nutzer können wir anlegen. Des Weiteren müssen Datensicherungen inklusive sein.“ stellt Tom fest. „Schau mal hier ist ein Angebot: 1 TB Speicher, 5 Nutzer für 180,00 Euro im Jahr.“ zeigt Tom. „Lass uns mal weiter schauen“ sagt Julia. „Das hätte ich nicht gedacht. Die scheinbar kostenfreien Angebote, sind deutlich teurer im Jahresvergleich, wenn ich den Speicher und Nutzeranzahl vergleiche.“ stellt Julia erstaunt fest. „Finden wir noch ein drittes Angebot?“ fragt Tom. „Natürlich, hier ist noch eins und es geht in die ähnliche Richtung wie das Erste.“ zeigt Julia. „Also halten wir fest, dass uns die Speicherlösung rund 200,00 Euro im Jahr kosten wird.“ rundet Tom die Suche auf.

Die klassischen Officeanwendungen

„Müssen wir hierzu überhaupt recherchieren?“ fragt Julia. „Wir haben es doch sowieso privat.“ „Das ist richtig. Wir können jedoch nicht generell davon ausgehen, dass es immer so bleiben wird. Wenn wir die Kosten aufführen, dann richtig.“ sagt Tom. Er zeigt Julia eine Plattform auf der Hard- und Software von den Herstellern gespendet werden. „Hier gibt es Office in der Standardversion für 24 Monate und 50 Lizenzen für 27,00 Euro + Mehrwertsteuer.“ „Das ist ein unschlagbarer Preis.“ gibt Julia erstaunt zu. „Auf dieser Plattform gibt es noch viel mehr. Wichtig ist, sich genau die Förderkriterien anzusehen. Nicht jeder Vereinszweck wird gefördert und es gibt unterschiedliche Förderzeiträume. Lieber einmal mehr nachlesen.“ gibt Tom zu bedenken.

„Ok und welche Kosten setzen wir hier jetzt an?“ fragt Julia. „Gute Frage. Es hängt davon ab, welche Versionen genutzt werden. Gehen wir mal von einem Kaufpreis von 150,00 Euro aus, wenn es für unseren Verein wäre oder im Abo von ca. 120,00 Euro pro Jahr.“ schlägt Tom vor.

Kommunikationsplattform und Aufgabenmanagement

„Das ist einfach“ freut sich Tom. „Die sind kostenfrei.“ Es gibt Plattformen, die bieten ihr Produkt mit unterschiedlichen Funktionsumfang an. „Falk meint, wir sollen erst mal die kostenfreien Versionen testen und anschließend entscheiden, ob wir mehr benötigen. Dann können wir genau sagen, was wir brauchen und es entsprechend kalkulieren. Also können wir hier erst mal ‚kostenfrei‘ ansetzen.“ In der Zwischenzeit hat sich Julia die eventuellen Gebühren angesehen, wenn es doch mal mehr Funktionsumfang sein soll. „Auf der einen Plattform werden 75% Rabatt für gemeinnützige Organisationen angeboten.“ zeigt sie Tom ganz stolz. Es lohnt sich immer etwas tiefer einzusteigen.

Eine Anwendung für die Vereinsverwaltung

„Hierzu habe ich mit Falk vorab telefoniert“ sagt Tom. Er sagt: „In Internetforen gibt es hier viele Nachfragen, welches Tool das Beste ist. Ich glaube, es gibt nicht das perfekte Produkt. Es kommt ganz auf euren Bedarf an. Du weißt ja: Erst kommt das Ziel, dann das Vorgehen und am Ende steht das Tool. Kostenlos wird es definitiv nicht sein. Habt ihr euch mal die Abläufe (Prozesse) angesehen? Nur wenn euch klar ist, wie eure Prozesse aussehen, könnt ihr auch entscheiden, welches Produkt euren Bedarf decken kann. Grundsätzlich wird die Arbeit mit einer Vereinssoftware anders werden. Stell dir vor, es ist wie eine elektronische Akte. Da werden sich die Prozesse schon deshalb ändern. Das wisst ihr aber nur, wenn euch klar ist, wie eure Prozesse ablaufen. Des Weiteren dürft ihr nicht nur von euch ausgehen. In einer Software für Vereinsverwaltung werden in der Regel auch die Mitglieder selbst eingebunden. Bestimmte Aufgaben wie die Pflege der persönlichen Daten wird auf die Mitglieder verlagert. Habt ihr sie gefragt? Ist die Software für alle zugänglich? Hat Jeder Internet und kann damit umgehen? Ihr müsst hier unbedingt eure Mitglieder mit einbeziehen. Sonst habt ihr eine tolle Vereinssoftware, vielleicht sogar online, und müsst trotzdem alles selbst eingeben. Ich würde vorschlagen, dass ihr auf der kommenden Mitgliederversammlung einen kleinen Workshop dazu anbietet. Gern kann ich euch dabei unterstützen und moderieren.“

„Tja, jetzt sind wir nicht viel weiter“ sagt Tom. Julia schaut ihn ganz zuversichtlich an „Ich finde den Ansatz von Falk sehr gut. Es ist unser aller Verein, also können wir doch alle gemeinsam schauen, ob wir eine Lösung finden. Ich glaube, dass werden unsere Mitglieder zu schätzen wissen. Falk sagt immer: Individuen und Interaktionen stehen vor Prozessen und Werkzeugen. Und wer weiß, vielleicht reicht ja unsere eigene digitale Welt für den Moment aus? Wer weiß das schon.“ „Och menno, ich hätte doch gern so eine coole Vereinssoftware“ sagt Tom grinsend.

Fazit

Ohne Moos nichts los. Die Digitalisierung im Verein kostet Geld. Jedoch kein Vermögen. Es lohnt sich zu recherchieren und genau zu schauen, was überhaupt benötigt wird. Jede Anwendung muss administriert und verwaltet werden. Datenschutz und Datensicherung sind zwei Kriterien, an denen Sie nicht vorbei kommen. Schauen sie genau hin und fragen nach. Oft sind Rabatte oder Sonderkonditionen für gemeinnützige Organisationen möglich. Ein Vergleich lohnt sich. Ihre Ergebnisse werden Julia und Tom auf der kommenden Vorstandssitzung präsentieren.

Quellverweis
Moderne Vereinsorganisation, Vereinmanagement leicht gemacht, 2018, Falk Golinsky, ISBN: 978-3-662-56458-5 , Kapitel 6 – Die Ablauforganisation im Verein

Moderne Vereinsorganisation, Vereinsmanagement leicht gemacht, 2018, Falk Golinsky, ISBN: 978-3-662-56458-5, Kapitel 8 – Der Verein und die digitale Welt