Hast du dich schon mal gefragt, wie alles in deinem Verein funktioniert und warum es manchmal etwas holprig ist? Etwas zu organisieren, ist keine Raketenwissenschaft. Es ist wie ein Baukastensystem. Wenn ich die Bausteine kenne, kann ich sie nach den Bedürfnissen und aktuelle Herausforderungen betrachten und in einer neuen Kombination wieder zusammensetzen.
Kennst du die aktuellen Schmerzpunkte in deinem Verein?
Es stellt sich die zentrale Frage: Wo haben wir aktuell den größten Schmerzpunkt in unserem Verein? Oftmals lässt sich dieser gar nicht so eindeutig identifizieren.
Hier hilft eine kleine Orientierung. Stell dir folgende Fragen:
- Haben wir Klarheit und Transparenz zu unseren Aufgaben und wer sich um was kümmert?
- Sind wir betriebswirtschaftlich gut aufgestellt – decken unsere Einnahmen die Kosten?
- Haben wir Kontinuität und Stabilität im Verein?
- Sind wir flexibel genug, um schnell reagieren zu können und Innovationen zu fördern?
- Funktioniert unsere Kommunikation?
Aus meiner Erfahrung sind dies wichtige Eckpfeiler, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Verein ausmachen.
Hast du schon mal deinen Verein zerlegt?
Lass uns nun den Verein zerlegen, um ihn weiterzuentwickeln. Natürlich zerlegen wir den Verein nur organisatorisch.
Folgende Bausteine lassen sich in jeder Organisation und damit auch in Vereinen finden.
- Elemente (Mensch, Aufgaben, Sach- und Finanzmittel, Informationen), die durch
- Beziehungen (Aufbau- und Ablaufbeziehungen) miteinander verknüpft werden, wobei die
- Dimensionen (Zeit, Raum und Menge) eine wichtige Rolle spielen.
Die organisatorischen Elemente
Im Mittelpunkt steht der Menschen, der Aufgaben im Verein übernimmt. Dazu brauchen wir Informationen, um welche Aufgabe es sich handelt und was getan werden soll. Um die Aufgabe zu erledigen, benötigen wir Sachmittel und Finanzen. Stell dir an dieser Stelle vor, du bist Leiterin einer Chorgruppe und die richtigen Notenblätter (Sachmittel) sind nicht vorhanden. Dieses kleine Beispiel zeigt, dass hier etwas nicht passt und verbessert werden sollte. Es ist also eine Frage der Organisation.
Die organisatorischen Dimensionen
Zeit, Raum und Menge werden als organisatorische Dimensionen bezeichnet. Bleiben wir bei dem Beispiel mit der Chorgruppe. Es macht ein Unterschied, ob in der Gruppe 10 oder 20 Personen (Menge) sind. Es kann sein, dass der Übungsraum (Raum) zu klein für 20 Personen ist. Nun gilt es zu entscheiden, ob die Gruppe geteilt wird oder ein größerer Raum erforderlich ist. Hier spielt auch die Zeit wieder eine Rolle. Wie lange dauert die Chorprobe und können wir zu jeder Tageszeit proben oder müssen wir Ruhezeiten beachten. Auch das gilt es wieder zu organisieren.
Die organisatorischen Beziehungen
Von organisatorischen Beziehungen wird gesprochen, wenn es um den Aufbau eines Vereins und dessen Abläufe geht. Die Aufbaubeziehung spiegelt die Struktur des Vereins wider. Wo, an welche Stelle im Verein Aufgaben gebündelt werden.
Die Ablaufbeziehungen geben wieder, in welcher Reihenfolge werden welche Aufgaben erledigt. Werden diese nacheinander und/oder nebeneinander ausgeführt. Welche Rückkoppelungen sind erforderlich? Schau dir doch gern dazu mein Artikel an: Guter Kaffee, guter Verein.
Die Trennung zwischen Aufbau- und Ablauforganisation ist nur gedanklich möglich. Faktisch handelt es sich um zwei Seiten derselben Sache. Veränderungen im Aufbau, also in den Strukturen, haben in aller Regel Veränderungen in den Abläufen zur Folge und umgekehrt.
Du kannst nun deinen Verein gedanklich in die beschriebenen Bausteine zerlegen und schauen, an welcher Stelle du Anpassungen vornehmen solltest.
Lass es mich an einem kleinen weiteren Beispiel verdeutlichen:
Du hast in deinem Verein festgestellt, dass die Erledigung der Aufgaben nicht so richtig läuft. Deine Vereinskollegen merken immer wieder an, dass die passenden Informationen fehlen und nicht genügend Material vorhanden ist.
Hier haben wir gleich mehrere Bausteine, die infrage kommen. Der Menschen benötigt die passenden Informationen, um seine Aufgaben zu erledigen. Das bedeutet, dass ihr klären müsst, wie ihr Klarheit und Transparenz schaffen könnt. Das kann mit einer Aufgabenübersicht oder einem digitalen Tool erfolgen. Ihr könnt auch schauen, wie die Art und Weise der Aufgabenübergabe und Aufgabenübernahme läuft. Vielleicht gibt es hier Übermittlungsverluste. Der beste Weg es herauszufinden ist, über einen ganz konkreten Fall zu sprechen, in dem es nicht geklappt hat, und zu schauen, wie es besser sein kann.
Offen ist noch, dass nicht genügend Material vorhanden ist. Auch hier sind es wieder mehrere Aspekte, die es zu organisieren gilt. Wie viel Material (Menge) benötigen wir zu welcher Zeit und an welchem Ort (Raum). Wer sagt wem Bescheid, wenn etwas alle ist? Wer löst die Beschaffung aus und gibt es ein Budget? Hier spielt alles zusammen. Alle Bausteine kommen hier zum Zug. Spannend, oder?
Nun hast du deinen Verein zerlegt und kannst ihn wieder zusammensetzen. Das Baukastensystem hilft dir, die passenden Bausteine zu nutzen, um deinen Verein weiterzuentwickeln. Manchmal ist es ein Baustein, drei oder alle. Wichtig ist, ändere nur dann etwas, wenn es wirklich sein muss.
Probiere es doch mal aus.
Leseempfehlung
Du möchtest in dieses Thema tiefer einsteigen, dann empfehle ich dir mein Buch „Moderne Vereinsorganisation – Vereinsmanagement leicht gemacht“,
Ich wünsche dir weiterhin viel Erfolg in deinem Verein.
