Digitalisierung im Verein – die kreative Vorstandssitzung

Seit einigen Wochen gehen unsere Vereinsakteure das Thema Digitalisierung im Verein schrittweise an. Dazu gehört, dass sie sich viele Gedanken über ihre Zusammenarbeit machen. Alle zusammen haben schon wichtige Erkenntnisse erlangt. Ron hat herausgefunden, wo die kleinen aber feinen Tücken im digitalen Zeitalter liegen. Sylvia stellte sich die Frage, wie viel Digitalisierung es überhaupt sein muss. Tom und Julia haben geschaut, welche Kosten auf den Verein zukommen werden und wie eine mögliche Personalentwicklung aussehen kann. Mithilfe einer Plattform im Internet managen sie bereits ihre Aufgaben.

Nun wird es Zeit für die nächste Vorstandssitzung. Sylvia, Julia und Falk haben vor Kurzem telefoniert. Dabei hat Falk folgenden Vorschlag gemacht: „Sylvia und Julia seid ihr mutig und habt Lust eure Vorstandssitzung etwas kreativer zu gestalten?“ Da muss Julia nicht lange überlegen „Na klar“ platzt es aus ihr heraus. Sylvia fragt nach: „An was hast du gedacht?“ „Bei mir in der Stadt wurde ein Coworking Space neu eröffnet“ antwortet Falk. „Hier finden wir sehr gute Bedingungen und können etwas Start-up-Luft schnuppern. Des Weiteren können wir so bisherige Muster durchbrechen.“ „Muster durchbrechen ist wichtig, um die alten Gewohnheiten abzulegen“ sagt Julia. „Das wird bei uns im Unternehmen oft gemacht. Ab und zu macht es Sinn, neue Impulse zu setzen. Mit einer räumlichen Veränderung geht es oft am besten“ führt Julia weiter aus. „Genau das möchte ich bewirken. Ihr seid bereits mittendrin in einem spannenden Veränderungsprozess. Gern kann ich dazu kommen, ich habe Zeit und kenne die Kollegen im Coworking Space. Also, was sagst du Sylvia?“ sagt Falk. „Das machen wir so.“ antwortet Sylvia freudig.

Die kreative Vorstandssitzung

Es ist Montag, 18 Uhr. Unsere Vereinsakteure treffen sich im Coworking Space und sind sofort positiv überrascht. „Wow, ich spüre schon wie die Ideen sprudeln.“ sagt Ron. „… und ich habe schon die coole Kaffeemaschine entdeckt.“ sagt Tom. „Kaffee und Zahlen, typisch Controller.“ antwortet Ron mit einem Grinsen. „Schöne helle Räume. Das ist ein angenehmes Ambiente hier.“ sagt Vera. „Warum waren wir nicht schon eher hier?“ fragt sie. Sylvia, Julia und Falk sind schon da und winken den anderen zu.

In dem Raum steht ein großes Whiteboard mit vielen Karten und Magneten. „Wir machen heute mal eine kreative Vorstandssitzung.“ sagt Julia. „Falk wird uns erklären, wie das funktionieren wird.“

Raum für kreative Vorstandssitzung
Raum für die kreative Vorstandssitzung

„Toll, dass ihr da seid. Ich habe schon viel von euren Fortschritten gehört.“ eröffnet Falk die Runde. „Das ist beeindruckend, dass ihr in der kurzen Zeit schon so viel geschafft habt. Hut ab. Heute möchte ich mit euch einen Schritt weiter gehen. Auf dem Board seht ihr mehrere Spalten. Jede Spalte steht für einen Tagesordnungspunkt.“ „Die Spalten sind ja noch leer?“ fragt Vera. „Ja genau“ antwortet Falk. „Nehmt euch bitte ein paar Karten, einen Stift und schreibt eure Themen für die heutige Runde auf. Anschließend hängt ihr eure Karten an das Whiteboard. Die Spalten Top 1, Top 2 und so weiter stehen für die Priorität. Ihr entscheidet, in welche Spalte eure Karte kommt. Anschließend werden wir noch mal sortieren.“ Alle legen los und bringen ihre Karten an die Wand. „Ich hätte die eine Karte einer anderen Priorität zugeordnet.“ sagt Sylvia. „Jetzt kommt der nächste Schritt, Sylvia.“ sagt Falk. „Geht bitte an das Whiteboard und stimmt euch gemeinsam ab, welche Priorität die Karten und somit die Themen endgültig für heute bekommen. Wichtig ist, redet miteinander und findet einen fairen Kompromiss.“ Wenige Minuten später haben sich unsere Vereinsakteure geeinigt.

„Echt prima. Ihr habt soeben einen sehr wichtigen Schritt gemacht. Ihr habt gemeinsam als Team entschieden, wie es jetzt weitergeht. Dabei stand immer die Sache im Vordergrund. Keinem von euch ging es um irgendeine persönliche Befindlichkeit. Ihr seid schon ein echt gutes Team.“ lobt Falk. „Lasst uns thematisch einsteigen.“

Jedes Thema bekommt nun einen zeitlichen Ansatz auf den sich die Vereinsakteure verständigt haben. Das kennen sie bereits aus der letzten Vorstandssitzung. Heute übernimmt Vera die Rolle des Timekeepers. Thema für Thema gehen sie die gemeinsamen Punkte durch. Dabei stellt jeder das Thema vor, an dem in den letzten zwei Wochen gearbeitet wurde. Wichtig dabei ist, immer den Nutzen für den Verein genau herauszuarbeiten.

die kreative Vorstandssitzung
die kreative Vorstandssitzung

Nach 90 Minuten sind unsere Vereinsakteure fertig. „Wow, so konzentriert haben wir bisher noch keine Vorstandssitzung durchgeführt.“ sagt Sylvia. Vera stimmt ihr zu „In meinen vielen Jahren habe ich es nur zu oft erlebt, dass die Sitzungen irgendwie durcheinander liefen und die Zeit immer überschritten wurde. Letztendlich haben wir oft keine Lust mehr gehabt. So macht es richtig Spaß und wir haben sogar noch etwas Zeit. Ich dachte schon, diese neumodischen Arbeitsweisen sind nur was für Softwareleute.“ Vera lächelt. „Ach Vera, du bist die Beste.“ sagt Tom und prostet ihr mit seinem Kaffee zu.

Die Retrospektive

„Wir liegen gut in der Zeit. Ich möchte mit euch noch eine Retrospektive durchführen.“ leitet Falk in den Endspurt des Treffens ein. „Eine was? Tut das weh?“ fragt Ron. „Nein, das tut nicht weh.“ antwortet Falk. „Hat jemand von euch eine Idee, was das sein kann?“ fragt er in die Runde. Julia meldet sich und sagt: „Es geht darum, dass wir gemeinsam unsere heutige Sitzung reflektieren und schauen was gut war und was wir in Zukunft besser machen können.“ Falk nickt zustimmend „Lasst uns zusätzlich schauen, wie die letzten zwei Wochen waren. Was läuft richtig gut? Wo seht ihr Verbesserungspotenzial? Was wollt ihr verändern? Eure Ideen halte ich gern in den ersten zwei Spalten auf dem Whiteboard fest.“ sagt Falk.

Unsere Vereinsakteure stellen fest, dass die heutige Vorstandssitzung richtig Spaß gemacht hat. „Ich finde es sehr motivierend.“ sagt Julia „Das macht richtig Laune.“ sagt Ron. „Ich hätte nicht gedacht, dass ich das mal sage, aber es fühlt sich gar nicht wie eine Vorstandssitzung an.“ sagt Sylvia. „Ich finde wir sollten eine ähnliche Runde auch für unsere Mitglieder anbieten.“ ergänzt Vera „Vielleicht einmal im Quartal. Ich schreibe es mal auf eine Karte und hänge sie einfach mal ans Board.“ „In der letzten Zeit hat sich unsere Kommunikation deutlich verbessert.“ sagt Tom. „Ich würde es gut finden, wenn wir versuchen, in den kommenden zwei Wochen unsere Kommunikationsplattform ans Laufen zu bringen. Mein Emailpostfach quilt langsam über.“

Alle Punkte sind nun gesammelt und hängen am Whiteboard. „Gibt es noch einen Punkt, der hier und jetzt angesprochen werden soll?“ fragt Falk. Alle schauen sich zufrieden an und schütteln den Kopf. „Prima, dann sind wir für heute durch. Ich mache noch ein Foto für die Doku und dann ist Feierabend.“ sagt Falk und beendet die Vorstandssitzung. „Unsere künftigen Treffen sollten nicht mehr ‚Sitzung‘ heißen. Lasst sie uns ab sofort ‚Vorstandsworkshop‘ nennen.“ schlägt Sylvia vor. Alle schauen Sylvia an und sagen fast gleichzeitig mit einem Lächeln „Jawohl Chefin.“

Fazit

Neue Arbeitsweisen sind kein Hexenwerk und bestens für Vereine geeignet. Eine neue Umgebung kann Kreativität und Schwung in die Vorstandssitzungen bzw. ab sofort Vorstandsworkshops bringen. Unsere Vereinsakteure haben erfahren wie es ist, gemeinsam den Verlauf des Zusammentreffens zu gestalten. Durch die Retrospektive nehmen Sie einen wichtigen Lern- und Entwicklungsprozess auf. Das ist die Grundlage für eine weitere erfolgreiche Vereinsentwicklung.

Quellverweis
Moderne Vereinsorganisation, Vereinmanagement leicht gemacht, 2018, Falk Golinsky, ISBN: 978-3-662-56458-5 , Kapitel 9 – Der Mensch im Verein