„Manchmal brauche ich einfach einen Kaffee, um gut durchzustarten.“ sagt Julia. „Doch Kaffee ist nicht gleich Kaffee.“ sagt Falk „Es gibt unterschiedliche Sorten, unterschiedliche Zutaten und unterschiedliche Arten der Zubereitung. Wusstest du eigentlich, wie du mit Kaffee die Vereinsorganisation verbessern kannst?“
In der letzten Zeit ist es etwas ruhig geworden um unsere modernen Vereinsakteure. Sie haben sich im letzten Jahr viel mit der Digitalisierung im Verein auseinandergesetzt. Dabei haben sie festgestellt, dass es die Menschen sind, die das Umfeld und einen Verein gestalten und nicht digitale Tools. „Die Tools unterstützen und wir gestalten.“ Diese Aussage hat sich zu einem festen und wichtigen Standpunkt entwickelt. „Wir könnten sagen, es ist ein wichtiges Grundprinzip für unsere Zusammenarbeit im Verein.“ fügt Sylvia gern hinzu. Die Vereinsakteure haben in den letzten Wochen und Monaten gelernt, dass sie selbst die Lösungen für die anstehenden Herausforderungen in sich tragen. Sie haben gelernt, die Entwicklungsfelder methodisch und eigenständig anzugehen.
Heute treffen sich Julia und Falk zu ihrem regelmäßigen Erfahrungsaustausch. „In den letzten Wochen haben wir uns immer online getroffen, heute mal wieder in echt in unserem Coworking Space. Das freut mich.“ sagt Julia. „Wir beschäftigen uns in letzter Zeit intensiv damit, unsere Aufgabenmatrix zu verfeinern. Dabei geht es auch um Abläufe zu bestimmten Themen. Doch manchmal habe ich den Eindruck, dass wir zwar über ein Thema sprechen, unser Verständnis jedoch in viele Richtungen geht.“
Ein Kaffee hilft.
„Wusstest du eigentlich, dass Kaffee die Arbeit besser machen kann?“ fragt Falk.
„Klar“ antwortet Julia „ohne Kaffee bin ich kein Mensch, schon gar nicht am Morgen.“
Falk lacht und sagt: „Da bist du nicht die Einzige. Ich meine jedoch, hast du dir schon mal Gedanken darüber gemacht, wie du deinen Kaffee herstellst? Genau diese Frage hatte ich am letzten Wochenende in meinem Onlineseminar zum Thema Strukturen und Aufgaben im Verein gestalten. Es geht darum zu verstehen, welche Zutaten mit welchem Ablauf (Prozess) zu welchem Ergebnis führen.“
„Ich drücke einfach auf den Knopf von meinem Kaffeeautomaten und dann kommt der Kaffee raus. Fertig.“ sagt Julia.
„Hier liegt genau der Knackpunkt. Für uns sind die Abläufe stellenweise selbstverständlich geworden. Wir denken nicht mehr darüber nach, welche einzelnen Schritte und Zutaten erforderlich sind, um beispielsweise einen Kaffee herzustellen.“ sagt Falk. „Lass uns mal den Kaffeeprozess genauer betrachten.
Der Kaffeeprozess
Es gibt unterschiedliche Zubereitungsarten für eine gute Tasse Kaffee. „Wenn wir jetzt Bezug auf die organisatorischen Gestaltungsinhalte nehmen, dann können folgende Sachmittel für einen Kaffee hilfreich sein.“ sagt Falk.
- Kaffeebohnen
- Kaffeemühle
- Wasser
- Wasserkocher
- Milch
- Zucker
- Zimt
- Löffel
- Strom
- Milchaufschäumer
- Tasse
- Mikrowelle
„Jetzt brauchen wir noch die Informationen, wie du all das so kombinierst, dass am Ende auch ein trinkbarer Kaffee rauskommt und einen Aufgabenträger, die oder der den Kaffee herstellt.“
„Ok, wenn ich nun an meine Kaffeemaschine denke, dann fehlt die noch in der Liste.“ sagt Julia. „Die verarbeitet die Zutaten. Mahlt erst die Bohnen, kocht das Wasser, schäumt die Milch auf und bringt den Kaffee in die Tasse. Das dauert ungefähr 3 Minuten.“
„Das ist schon eine gute Beschreibung wie der Prozess mit der Maschine abläuft. Irgendwer hat sich bei der Entwicklung einer solchen Kaffeemaschine Gedanken gemacht, wie der beste Ablauf ist, damit der Kaffee richtig gut schmeckt.“ sagt Falk.
„Ich mache meinen Kaffee so:
Ich nehme mit einem speziellen Löffel die Kaffeebohnen, um sie in die Kaffeemühle zu füllen. Ich benötige zwei glatt gestrichene Löffel. Bevor ich anfange, die Bohnen zu mahlen, fülle ich Wasser in einen Wasserkocher und erhitze das Wasser. Ich nehme dafür gefiltertes Wasser. Während das Wasser zu kochen beginnt, mahle ich die Bohnen. Die Kaffeemühle ist ohne Strom. Ich brauch meine eigene Kraft. Dabei dürfen die Bohnen nicht zu schnell gemahlen werden, sonst wird das Mahlwerk zu warm und das hat Auswirkung auf den Geschmack. Der gemahlene Kaffee kommt in ein Gefäß und wird mit dem heißen Wasser übergossen. Der Kaffee kann nun ziehen. Nun nehme ich die Milch und fülle sie in ein Gefäß, um sie aufzuschäumen. Dazu erhitze ich die Milch für 90 Sekunden in der Mikrowelle. Anschließend schäume ich sie mit meiner eigenen Kraft auf. Der Kaffee ist nun gut durchgezogen. Ich nehme mir eine geeignete Tasse und mache einen Teelöffel braunen Zucker rein. Anschließend fülle ich den Kaffee in die Tasse bis diese ca. ¾ voll ist. Nun verrühre ich den Zucker in den Kaffee. Jetzt kommt die heiße Milch mit dem Schaum in den Kaffee. Zu guter Letzt wird der Schaum mit etwas Zimt verziert und geschmacklich verfeinert. Ich brauche ungefähr 10 Minuten für den Kaffee.“
„Wow“ sagt Julia erstaunt. „Woher weißt du, dass die Milch 90 Sekunden braucht? Woher weißt du, dass du nur zwei Löffel Kaffeebohnen nimmst und nicht drei? Woher weißt du wie viel Wasser du nimmst und überhaupt?“
„Das sind alles Erfahrungswerte, die ich gesammelt habe. Am Anfang war der Kaffee schon mal zu stark oder zu schwach, zu viel oder zu wenig. Das mit dem Zucker und Zimt habe ich von einem Kaffeeexperten und die Handhabung der Mühle kommt vom Hersteller selbst. Der Prozess hat sich in der letzten Zeit entwickelt und ist für mich nun perfekt.“ antwortet Falk.
„Ok, jetzt bin ich neugierig auf deinen Kaffee. Wir kommen nächste Woche zu dir und du machst uns alle deinen Superkaffee.“ sagt Julia.
„Genau das ist das Problem an meinem Kaffee. Wir wären dann 6 Personen und ich brauche pro Kaffee 10 Minuten. Das würde bedeuten, dass ich 60 Minuten brauche, um uns alle Kaffee zu machen. Das ist die Schwachstelle in meinem Prozess. Je mehr Kaffee, desto mehr Zeitaufwand wird gebunden. Wenn ihr regelmäßig zu mir kommt, dann sollte ich mir überlegen, ob sich die Investition in einen Kaffeeautomaten lohnt. Mehr Kaffee in kürzerer Zeit mit hoffentlich ähnlichem Ergebnis.“ sagt Falk.
Zusammenfassung
„Ich fasse mal kurz zusammen.“ sagt Julia. „Der Aufgabenträger braucht die Sachmittel, um das Ergebnis ‚eine Tasse Kaffee‘ zu erreichen. Wir brauchen Informationen, wie wir die Sachmittel so kombinieren, dass es wirklich ein Kaffee wird und nicht irgendetwas ungenießbares. Wenn ich den Kaffeeprozess in die Aufgabenmatrix übertragen würde, dann sieht es so aus:
- Prozess (Aufgabe): eine Tasse gute Kaffee
- Aufgabenträger (Rolle): Falk, ich oder derjenige, der für diesen Prozess den Hut aufhat.
- Informationen: Rezept für Kaffee, Beschreibungen, Bedienungsanleitungen etc.
- Sachmittel: Zutaten, Kaffeemaschine, Wasserkocher etc.
Ich finde das ein tolles Beispiel. Das können wir auf alles Mögliche übertragen. Ich muss jetzt irgendwie an Pfannkuchen und das Rezept denken. Eigentlich ist doch ein Kochbuch eine Sammlung von Prozessbeschreibungen. Wenn ich nun an unsere Aufgabenmatrix denke, dann ist das unser Kochbuch. Ein Kochbuch mit groben Beschreibungen für unseren Verein. Beschreibungen wie wir neue Mitglieder aufnehmen oder wie wir eine Mitgliederversammlung organisieren, beinhalten wieder die Zutaten aus den organisatorischen Gestaltungsinhalten. Ich glaube die Verbindung vom Kaffeeprozess zu unseren Abläufen hilft uns wirklich weiter. Eigentlich ganz einfach.“
„Einfachheit ist die große Herausforderung in der heutigen Zeit.“ sagt Falk „Komplizierte Dinge gibt es schon genug. Lass es uns einfacher machen und damit für mehr Verständnis sorgen.“
Fazit
Guter Kaffee, guter Verein: Der Kaffee ist ein guter Botschafter, um Abläufe in einer Organisation verständlich darzustellen. Die vielen Möglichkeiten Kaffee herzustellen zeigen, dass es viele Möglichkeiten gibt, einen Ablauf (Prozess) zu gestalten. Unterschiedliche Zutaten und Erfahrungen führen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Der Bedarf ist je nach Organisation oder Situation unterschiedlich. Manchmal muss es schnell gehen, manchmal darf es etwas länger dauern. Manchmal braucht es wenig Zutaten, manchmal etwas mehr. Es gibt nicht das perfekte Rezept, nicht beim Kaffee und nicht, um organisatorische Herausforderungen zu meistern. Was es vielmehr braucht, sind Menschen, die Erfahrungen sammeln und einbringen, Wissen erzeugen und teilen. Menschen die mutig sind zu lernen, um damit eine Organisation zukunftsfähig zu gestalten.
Möchtest du wissen was guter Kaffee mit einer guten Rede zu tun hat? Dann lese doch hier mal rein.
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