Digitalisierung im Verein – die Internetseite als wichtige Schaltzentrale

Die Digitalisierung im Verein ist in den letzten Tagen und Wochen ein wichtiges Thema für unsere Vereinsakteure. Dabei fällt es gar nicht mehr auf, dass einige Themen ganz normal sind. Wie zum Beispiel die Nutzung und das Betreiben einer Internetseite. Oft wissen Vereine nicht, wie sie damit umgehen sollen. Manchmal ist es Fluch und Segen zugleich. Fluch, weil es Arbeit und erforderliche Kompetenzen erfordert und Segen, weil damit so viel möglich ist. Ron hat sich bereits vor einiger Zeit der Vereinsinternetseite gewidmet. Nachdem es für ihn am Anfang etwas undurchsichtig war, hat er sich nun immer weiter damit beschäftigt. Insbesondere das neue Netzwerk aus dem Coworking Space hat Ron weitergeholfen.

Heute treffen sich unsere Vereinsakteure wieder zu einem Vorstandsworkshop. Seit einiger Zeit ist dies die eigentliche Vorstandssitzung. Warum der Begriff „…sitzung“ abgewählt wurde kannst du hier noch mal nachlesen.

Digitalisierung im Verein - unsere Vereinsakteure im Coworking Space
unsere Vereinsakteure im Coworking Space

Es ist 18 Uhr und unsere Vereinsakteure sind bereits im Coworking Space. Ron und Sylvia haben sich etwas versteckt und sind heute richtig lustig drauf. Die Stimmung und die Freude auf die Zusammenarbeit ist schon seit einigen Wochen sehr locker. Sie gehen mit viel mehr Spaß an die ehrenamtliche Arbeit. Dabei darf eines nicht fehlen: der Blick auf die Uhr. Heute ist Sylvia Timekeeper. Sie achtet auf die Zeit. Konzentriertes Arbeiten bedeutet, bei der Sache zu bleiben und auf den Punkt zu kommen. Mittlerweile haben sie sich daran gewöhnt. „Wir sind dadurch viel produktiver geworden.“ freut sich Tom. Damit wird ihr Grundsatz, dass die Individuen und die Interaktionen im Mittelpunkt stehen tatsächlich gelebt. Das wollen sie jetzt auch mit der Vereinsinternetseite erreichen. Daher nehmen sie heute die Vereinseite genau unter die Lupe.

Wer benötigt was, wann und in welchem Umfang?

„Schön, dass wir uns heute wieder zu unserem Workshop treffen.“ eröffnet Sylvia die Runde. „Ron hat mich gebeten, dass wir uns gemeinsam mit unserer Internetseite auseinandersetzen. Da hat sich in den letzten Wochen viel getan. Am besten überlasse ich heute Ron die Bühne. Ich werde auf die Zeit achten.“ Sylvia setzt sich und Ron zieht sich ein Flipchart, nimmt sich einen Stift und legt los.

„Wer sind eigentlich die Nutzer unserer Internetseite?“ fragt Ron. Schnell kommen die Antworten aus der Runde:

  • unsere Mitglieder
  • unsere Partner und
  • die Interessenten für unseren Verein
Digitalisierung im Verein - die Vereinsinternetseite als Schaltzentrale
die Vereinsinternetseite als Schaltzentrale

Unsere Mitglieder

„Was versteht ihr denn unter Mitglieder?“ fragt Ron. Julia schaut etwas skeptisch und antwortet: „Na wir. Unter Mitglieder verstehe ich uns alle, egal in welcher Rolle und mit welcher Aufgabe.“ „Das ist genau richtig. Die Frage ist nur, wer benötigt welche Informationen? Oder anders gefragt: In welche Richtung gehen die Informationen?“ sagt Ron.

„Kannst du das an einem Beispiel erklären?“ fragt Vera. „Ja, sehr gern.“ antwortet Ron. „Unsere Mitglieder wollen sich über unsere Vereinsangebote informieren und aktuelle Informationen erhalten. In der Regel werden wir diese Informationen zur Verfügung stellen. Die Infos gehen damit zu den Mitgliedern. Des Weiteren wollen uns unsere Mitglieder informieren, weil zum Beispiel sich die Adresse oder die Bankverbindung geändert hat. Da wäre es doch gut, wenn dass ebenfalls über die Internetseite laufen kann. Es können aber auch andere Anfragen sein.“

Vera gibt zu bedenken: „Wir wollten doch noch eine Kommunikationsplattform für unsere Mitglieder einrichten. Ist das dann nicht doppelt?“ „Das ist jetzt die Frage?“ antwortet Ron. „Wenn es um allgemeine Themen geht, dann passt die Kommunikationsplattform. Alle können sich beteiligen. Wenn es jedoch darum geht, dass sich etwas an der Mitgliedschaft ändert, dann sollte das kein „öffentliches“ Thema sein. Wir können mit einem Kontaktformular auf unserer Seite Mitgliederthemen anbieten. Je nach Thema landet die Information dann bei dem von uns, der oder die sich darum kümmert. Somit kommen die Infos direkt zu uns. Der Vorteil daran ist, dass der Zugang zur Internetseite immer da ist. Ich komme von überall dran und muss mir nicht merken, wer für was zuständig ist. Das stellen wir dann so ein. Das ist unser Service für unsere Mitglieder.“

„Das klingt gut“ sagt Vera „ich habe die Emailadressen sowieso nicht im Kopf.“.  

Unsere Partner

„Eine weitere wichtige Zielgruppe sind unsere Partner. Das sind zum Beispiel unsere Honorarkräfte, Sponsoren oder Förderer. Alle diejenigen, mit denen wir zusammenarbeiten“ sagt Ron. „Hier können wir zeigen, was wir alles tun und vor allem wie unsere Partner uns erreichen können.“

„Ich kann mir gut vorstellen, dass unsere Honorarkräfte ihre Abrechnungen ebenfalls über ein Formular auf der Internetseite vornehmen können.“ sagt Tom. „Insbesondere geht es mir darum, einen Standard für die Abrechnung zu erreichen. Die Abrechnungen sind manchmal nicht vollständig ausgefüllt. Mit einem entsprechenden Formular könnten wir das Verfahren vereinfachen und alle erforderlichen Angaben werden abgefragt. Das erleichtert uns allen die Arbeit.“

„Geht damit nicht die direkte Kommunikation verloren?“ fragt Julia. „Nein, weil es hier nur um die Abrechnung geht. Den Kontakt pflege ich weiterhin persönlich.“ antwortet Tom.

Unsere Interessenten

„Unsere Interessenten wollen sich über unseren Verein informieren. Möglichst schnell und einfach.“ sagt Sylvia. „Die Informationen sollten möglich leicht zu finden sein. Das können allgemeine Information zum Verein oder zur Mitgliedschaft oder ganz gezielte Informationen zu unseren Angeboten sein.“

„Du bringst es auf den Punkt“ sagt Ron.

Blog und Social Media

„Sylvia wie liegen wir in der Zeit?“ fragt Ron. „Wir haben noch 45 Minuten“ antwortet Sylvia. „Gut. Ich möchte mit euch noch über die Reichweite sprechen. Dafür hat sich Falk bereit erklärt uns einige Informationen zu geben.“ erläutert Ron.

„Ich finde es toll, wie konzentriert ihr euch den Themen widmet und wie Ron heute hier durch den Workshop moderiert.“ beginnt Falk. „Reichweite. Das bedeutet, wie weit kommen eure Vereinsinformationen über die Kommunikationskanäle. Ihr nutzt für euren Verein auch Facebook. Das ist in Ordnung. Nur haben wir hier auch eine Schwachstelle. Nicht alle Personen nutzen dieses soziale Netzwerk. Des Weiteren gibt es vielleicht Interessenten oder Partner, die Facebook nicht nutzen können, aus welchem Grund auch immer. Ich empfehle euch zu überlegen, welche Kanäle ihr zusätzlich bedienen wollt. Das können zum Beispiel Twitter oder weitere Netzwerke sein.“

„Mehr Netzwerke bedeuten aber mehr Arbeit.“ gibt Tom zu bedenken.

„Nicht unbedingt“ antwortet Falk. „Ihr müsst euch die Frage stellen: Welche Plattform können alle erreichen? Das ist eure Internetseite. Ihr könnt alle Beiträge, News oder Informationen in Blogartikel verfassen. Wenn ihr nun die Internetseite mit den jeweiligen sozialen Netzwerken verbindet, dann werden diese automatisch bedient, sobald ihr einen neuen Blogartikel veröffentlicht. Somit arbeitet ihr mit einer Plattform und die anderen Kanäle werden automatisch beliefert. Damit erreicht ihr eine höherer Reichweite mit wenig Aufwand. Das ist besonders für Unterstützer und Partner interessant.“

„Mit Blogartikel können wir regelmäßig über unsere Vereinsaktivitäten berichten.“ ergänzt Julia. „Das stimmt.“ sagt Falk „Ihr kennt ja den Spruch: Tue Gutes und rede darüber. Wichtig ist, dass ihr euch an die DSGVO haltet. Hierzu habe ich bei euch ohnehin einen sehr guten Eindruck.“

Falk zeigt gleich noch ein Beispiel, wie es aussehen kann. „Ich kann euch empfehlen einen Redaktionsplan zu erstellen. In welchem Rhythmus wollt ihr Blogartikel veröffentlichen und wer ist wann dran. Wenn ihr euch das gemeinsam aufteilt, dann hält sich der Aufwand für jeden von euch in Grenzen. Ihr könnt auch eure Mitglieder fragen, ob jemand Lust hat etwas zu veröffentlichen. Hier sind viele immer besonders stolz darauf und teilen es in ihren Netzwerken. Je mehr mitmachen, desto interessanter wird es für alle Beteiligten. Vor allem bringt das euch als Verein näher zusammen und wieder ein Stück weiter.“

„Die Zeit ist um.“ sagt Sylvia.

„Vielen Dank für die heutige Runde. Ich denke wir sind wieder ein Stück weiter und wissen jetzt, was unsere Hausaufgaben sind. Lasst uns nun noch etwas essen gehen. Das haben wir uns verdient.“ sagt Ron und beendet den heutigen Workshop.

Fazit

Die Internetseite ist die zentrale digitale Plattform für die Information und Kommunikation im Verein. Mit einer cleveren und durchdachten Struktur kann je nach Bedarf ein aktiver Austausch entstehen, der die Zusammenarbeit und die Kommunikation fördert. Des Weiteren zeigt der Verein, dass Jeder wichtig ist, egal ob Mitglied, Partner oder Interessent. Auf die Bedürfnisse wird eingegangen. Damit zeigt der Verein ein professionelles und verantwortungsvolles Engagement.

Quellverweis
Moderne Vereinsorganisation, Vereinsmanagement leicht gemacht, 2018, Falk Golinsky, ISBN: 978-3-662-56458-5, Kapitel 8 – Der Verein und die digitale Welt