Protokolle sind ungeliebt, wenn du sie schreiben musst. Sie sind geliebt, wenn du nachlesen möchtest, was, wann und von wem entschieden worden ist.

In der Vereinswelt haben Protokolle nicht nur Tradition, sie sind auch wichtige Wissensspeicher und Nachweise. Protokolle sind wichtig.

Wie kannst du es dir leichter machen?

Für ein Protokoll gibt es keinen festgeschriebenen Standard. Es ergibt jedoch Sinn, sich für den eigenen Verein einen Standard zu schaffen. Das erleichtert die Protokollführung.

In meinem Buch „Moderne Vereinsorganisation – Vereinsmanagement leicht gemacht“ stelle ich zwei Musterprotokolle zur Verfügung. Eins für eine Vorstandssitzung und eins für eine Mitgliederversammlung. Für die Protokolle nutze ich ein normales Worddokument. Beide Musterprotokolle kannst du dir hier herunterladen und für deine Arbeit im Verein nutzen.

Wenn du dir selbst einen Standard entwickeln möchtest, dann nutze folgende Tipps:

• Stelle dir die Frage, für welche Besprechungen du ein Protokoll benötigst? Zum Beispiel Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung, Besprechungen einer Vereinsabteilung.
• Welche Informationen brauchst du als Rahmen in den jeweiligen Protokollen? Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmende (das ist bei Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen besonders relevant).
• Welche Punkte musst du und welche möchtest du protokollieren? Entscheidungen jeglicher Art sind ein Muss, ebenso Tagesordnungspunkte und die Beschlussfähigkeit. Unterschiedliche Diskussionsverläufe sind ein Kann, um es im Nachgang besser verstehen zu können. Einzelne Wortmeldung sollten festgehalten werden, wenn sie relevant für den Verein sind.
• Halte Entscheidungen zusätzlich in einer Beschlussübersicht fest. Ein Muster kannst du dir ebenfalls hier herunterladen.
• Wo werden die Protokolle abgespeichert und wer soll, muss, darf Zugang zum Protokoll erhalten? Grundsätzlich gilt: je mehr Transparenz, desto besser. Schau auch in deine Satzung oder Ordnungen, ob es Regelungen in deinem Verein gibt.
• Erstelle dir nun ein Musterdokument mit den Antworten auf die eben gelesenen Fragen. Sorge dafür, dass alle das Musterdokument nutzen können, die es benötigen. Nur so kann es auch wirklich zum Standard in deinem Verein werden.

Ein letzter und wichtiger Tipp

Erstelle das Protokoll möglichst zeitnah. Dann sind die Informationen noch frisch und es ist erledigt. Vielleicht kannst du das Protokoll sogar während der Sitzung fertigen. Je besser der Standard, desto besser bist du vorbereitet und kannst sofort loslegen.

Ein Standard macht das Vereinsleben leichter und verschafft dir wieder mehr Zeit für die umfangreicheren Dinge.

Hilft es dir weiter? Ich freue mich auf deinen Kommentar.