Unsere Vereinsakteure gehen das Thema Digitalisierung im Verein nun schrittweise an. Sylvia und Ron haben sich bereits Gedanken gemacht und nun ist es Zeit den nächsten Schritt zu gehen. Sylvia hat zu einer regulären Vorstandssitzung eingeladen. Früher hat sich der Vorstand nur sehr sporadisch getroffen. Jedes Mal wurde viel diskutiert und irgendwie sind sie nicht vorwärtsgekommen. Das war für alle frustrierend. Darüber hat sie mit Falk gesprochen. Er hat ihr von den gruppendynamischen Prozessen erzählt und den Tipp gegeben, die Sitzungen des Vorstandes in einem kürzeren Zyklus zu machen. „Alle zwei bis drei Wochen sollte gehen. Probiert es doch mal aus und dann schaut ihr, wie ihr zurechtkommt“ meinte er. Jetzt haben Sie einen Rhythmus von zwei Wochen gefunden und sind viel produktiver. Woran das liegt, weiß sie noch nicht ganz genau. Da muss ich Falk noch mal fragen, denkt sie sich. Doch jetzt ist volle Konzentration auf die Sitzung angesagt. Auf der Agenda steht nur ein Punkt: unsere Vereinsaufgaben.

Die Zeit läuft.

Julia, Tom, Ron, Sylvia und auch Vera können pünktlich starten. Nach einer kurzen Begrüßung bittet Sylvia Tom heute besonders auf die Zeit zu achten. „Ich möchte mal schauen, ob wir so viel konzentrierter arbeiten können. Ich habe für uns in zwei Stunden noch einen Tisch in unserem Stammlokal bestellt. Dann können wir noch ganz locker weiter plauschen.“ schlägt Sylvia vor. Tom ist ja eh der Zahlenmensch und von dieser Idee begeistert. „Dann bin ich jetzt der Timekeeper“ sagt er und schmunzelt. „Jo Timekeeper, dann drück mal auf deine Uhr“ erwidert Ron mit einem Lächeln im Gesicht. „Ich freue mich, dass Vera heute dabei ist. Auch wenn du kein Vorstandsamt innehast, so bist du doch eine wichtige Stütze im Verein. Und überhaupt können wir unsere Sitzungen ruhig transpatenter machen. Ist ja kein Geheimnis, was wir hier tun. Es geht ja um uns als Mitglieder“ sagt Sylvia. „Lasst uns loslegen, die Zeit läuft“ meint Julia.

Sylvia berichtet von ihren Überlegungen den Verein durch den Einsatz von digitalen Tools weiter zu entwickeln. Sie zeigt auf ihre Aufzeichnung mit den vier wichtigen Punkten und die Liste, welche Tools nützlich wären. „Ich schau mich mal um, was da kostenmäßig auf uns zukommen würde“ sagt Tom. „Du kannst gern auch Falk anrufen, der hat da immer etwas auf Lager“ sagt Sylvia. Weiter führt sie aus: „Lasst uns mal über ein digitales Aufgaben-Board sprechen“. „Warum digital?“ fragt Vera. Das Problem ist, dass wir oft nicht wissen, wer von uns gerade, an welchen Themen arbeitet oder vielleicht Unterstützung benötigt. Des Weiteren wollen wir nicht zu viele Dinge gleichzeitig machen. Und zu guter Letzt wollen wir unsere Vorstandsarbeit transparenter gestalten. Digital ist es für uns alle zugänglich, führt Sylvia aus. „Das ist ein guter Ansatz“ sagt Vera.

Auf der letzten Vorstandssitzung haben die Vereinsakteure eine Aufgabenmatrix grob erstellt. So haben sie eine Übersicht über die Aufgaben im Verein. Nun geht es um die ganz konkreten Aufgaben.

Das Aufgaben-Board

Julia hat sich mit dem Thema Personal-Kanban beschäftigt und zeigt ihren Mitstreitern ein Beispiel, was sie selbst in ihrem Büro nutzt. „Ich habe mir auf einem Whiteboard drei Spalten aufgezeichnet. In der ersten sind alle Aufgaben, die in dieser Woche anstehen. Das ist der Backlog. In der zweiten Spalte sind alle Aufgaben, die sich derzeit bei mir in Bearbeitung befinden. Das wird Work in Progress genannt (WIP). In der dritten Spalte sind die erledigten Aufgaben. Also fertig = done“ erklärt Sie. „Warum steht da eine 3 bei WIP?“ fragt Tom. „Das ist mein Limit“ sagt Julia. „Mehr als 3 Aufgaben gleichzeitig mache ich nicht. Paralleles Arbeiten ist nicht wirklich effizient und zu viel auf einmal schon gar nicht. Aber verratet es nicht, dass ich auf Multitasking verzichte“ führt sie weiter aus. „Was ist mit Aufgaben, die immer wieder kommen wie der Einzug unserer Mitgliedsbeiträge oder unsere Sitzungen?“ fragt Tom. „Hierzu können wir eine extra Spalte machen, das ist kein Problem“ sagt Julia. Vera lächelt und sagt „Das ist ja prima. Das werde ich mal bei mir zu Hause machen und in der Küche aufhängen. Dann sieht mein Heinz, dass die Aufgabe ‚Mülleimer rausbringen‘ noch im ‚Backlog‘ ist.“ Alle können sich das Lachen nicht verkneifen.

„Dann lasst uns ein Board in die Welt bringen“ schlägt Julia vor. Sie zeigt am Tablet die Online-Plattform Trello und das Muster-Aufgaben-Board von Falk. „Eigentlich können wir es doch genauso übernehmen“ meint Ron. „Ja, das können wir“ sagt Julia „lasst uns es mal testen wie wir damit klar kommen. Ein Punkt ist noch wichtig. Die Aufgaben sind auf dem Board und ab sofort sind wir selbst dafür verantwortlich, wer sich welcher Aufgabe widmet. Achtet dabei darauf, dass ihr euch nicht zu viele Aufgaben nehmt. Denkt an euer WIP-Limit.“ „Woher weiß ich denn, was mein Limit ist?“ fragt Sylvia. „Das müsst ihr alle selbst austesten. Ihr kennt eure Aufgaben, die ihr neben der Vereinsarbeit habt am besten“ antwortet Julia. „Wir haben noch 10 Minuten“ gibt Ron zur Kenntnis. „Gut, ich denke wir haben heute wieder einen wichtigen Schritt gemacht“ sagt Sylvia „und jetzt gehen wir einen trinken.“

Fazit

Aufgaben digital abzubilden setzt voraus, dass sich die Akteure damit analog auseinandersetzen. Gute und konzentrierte analoge Zusammenarbeit fördert die digitale Umsetzung. Digitale Plattformen unterstützen das analoge Miteinander. Analog und digital, die Mischung machts.

Quellverweis
Moderne Vereinsorganisation, Vereinmanagement leicht gemacht, 2018, Falk Golinsky, ISBN: 978-3-662-56458-5 , Kapitel 6 – Die Ablauforganisation im Verein

Moderne Vereinsorganisation, Vereinmanagement leicht gemacht, 2018, Falk Golinsky, ISBN: 978-3-662-56458-5 , Kapitel 9 – Der Mensch im Verein