In den letzten Wochen und Monaten haben sich unsere Vereinsakteure intensiv mit der Digitalisierung auseinandergesetzt. Doch in den letzten Wochen war es etwas ruhig um Sylvia, Julia, Vera, Ron, Tom und Falk geworden. Nicht nur weil es ein warmer Sommer war, sondern weil sich die neue Art der Zusammenarbeit weiter einspielen soll. Hier macht es Sinn etwas Routine einziehen zu lassen und nicht ein Tool nach dem anderen einzuführen.

„Wenn du viele Tools benutzt, dann kommen immer neue Ideen für weitere Tools, Plattformen, Services oder Möglichkeiten. Doch es macht keinen Sinn, von einem zum anderen Tool zu springen. Mach dich vertraut mit den Möglichkeiten und reize die Tools aus. Entscheide erst dann, ob der Funktionsumfang erweitert werden soll oder ein anderes Tool einzusetzen ist.“ sagt Falk.

„Ich habe festgestellt, dass es wichtig ist insbesondere zu Beginn eine Phase des Lernens voranzustellen. Nur so erhöhst du die Akzeptanz.“ sagt Julia.

Doch wie weit willst du gehen? Wie viel Digitalisierung soll es denn sein? Digitalisierung um jeden Preis? Nein Danke.

Wie viel Digitalisierung soll es denn sein?

Unsere Vereinsakteure treffen sich wieder zu ihrem regelmäßigen Vorstandsworkshop. Heute soll es darum gehen die gesammelten Erfahrungen auszutauschen und zu schauen, wo sie stehen.

Falk berichtet: In der letzten Zeit wird das Thema Digitalisierung immer präsenter und verrückter. Mittlerweile wird digitalisiert, was das Zeug hält. Manchmal jedoch um jeden Preis. Welche Organisation ist die erste, die alles digital hat? Ob es dann auch funktioniert oder Sinn macht spielt eine nachrangige Rolle. So ist zumindest mein Eindruck.

Unter den vielen Projekten und Vorhaben musst du die wirklich nachhaltigen suchen. Doch zum Glück gibt es sie. Wie zum Beispiel in Estland. Dort werden 99% der Verwaltungsdienstleistungen in digitaler Form erbracht. Das ist wirklich viel. Doch ausruhen gilt nicht. Vielmehr wird weiter entwickelt und geschaut, wo es Sinn macht, digitale Angebote zu schaffen.

Interessanterweise wird sehr genau geprüft, wo und wie es wirklich sinnvoll ist. Dabei steht die Digitalisierung gar nicht im Vordergrund, sondern die Menschen. In einem Land, in dem sich die Menschen in der Fläche verteilen, geht es darum, alle anzuschließen und die Teilhabe zu ermöglichen. Die Menschen fit zumachen, zu begleiten und sinnvolle Angebote zu schaffen, steht an erster Stelle.

Die Digitalisierung dient als Unterstützung, die das Leben leichter macht. Nicht mehr und nicht weniger. Gleichzeitig werden dabei alle Beteiligten gleichermaßen eingebunden. Das bedeutet, dass die Meinung und die Anliegen der Menschen gleichwertig sind zu den von Behörden oder wirtschaftlichen Unternehmen. Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

„Genau das ist es, was uns in unserem Verein so wichtig ist. Es hat sich zu einem festen Bestandteil unserer Vereinskultur entwickelt.“ sagt Sylvia. „Das spüren wir mittlerweile jeden Tag.“

„Das kann ich nur bestätigen.“ sagt Tom. „Die Mitgliederzahlen steigen und die Anfragen von anderen Vereinen werden immer häufiger. Was macht ihr da und wozu?“

„Sicherlich können andere von uns lernen. Jedoch ist jeder Verein einzigartig, wie die Personen, die sich in ihm engagieren. Das macht es so spannend. Das was bei uns funktioniert, kann vielleicht in einem anderen Verein eine andere Wirkung entfalten. Es ist immer die Frage: Wie wollen wir zusammenarbeiten und welche Basis wollen wir uns geben? Die digitalen Tools unterstützen uns dabei.“ sagt Ron.

Daher kann die Frage wie viel Digitalisierung es sein soll, gar nicht beantwortet werden. Lieber Schritt für Schritt, nachhaltig und sinnvoll.

Und was kommt jetzt?

„Lasst uns die letzten 30 Minuten dazu nutzen, über unsere kommende Mitgliederversammlung zu sprechen.“ sagt Sylvia. „Was wollen wir machen und vor allem wie?“

„Neben dem üblichen Vorstandsbericht und dem normalen Prozedere sollten wir das Thema Software für die Vereinsverwaltung angehen. Das haben wir bislang geschickt umschifft.“ schlägt Vera vor.

„Das stimmt.“ antwortet Sylvia. „Was stellt ihr euch vor?“

Die Vereinsverwaltung ist eine wichtige Aufgabe im Verein. Diese wird oft mit unterschiedlichen Tools gemanagt. Die Frage ist, ob es dafür ein gesondertes Tool bedarf. Ein Vereinsverwaltungstool hat viele Schnittstellen zu unterschiedlichen Themenbereichen des Vereins. Kann der Vorstand die unterschiedlichen Bedarfe einschätzen und die verschiedenen Perspektiven einnehmen? Schließlich sollen am Ende alle Mitglieder einen Nutzen daraus ziehen.

„Es bietet sich an, einen Workshop mit den Mitgliedern zu machen. Ich denke drei bis vier Stunden sollten ausreichen.“ schlägt Falk vor.

Die anderen schauen Falk mit großen Augen an. „Drei bis vier Stunden? So lange? Unsere Mitgliederversammlung dauert normalerweise etwa zwei Stunden. Dann kommt der Workshop noch dazu. Dann sind wir ja den ganzen Tag beschäftigt?“ sagt Tom erstaunt.

„Ja das ist richtig. Ihr habt einen neuen Weg eingeschlagen. Das sollte nun auch bei eurer Mitgliederversammlung spürbar sein. Wenn es ein echter Workshop wird, dann vergeht die Zeit wie im Fluge. Lasst eure Mitstreiter sich kreativ und aktiv einbringen und sorgt für Abwechslung. Am Ende werden alle mit einem guten Gefühl die Runde verlassen. Lasst euch einfach darauf ein. Wichtig ist, dass ihr eure Mitstreiter darauf vorbereitet und mitteilt was sie erwarten wird. Schafft Klarheit und Transparenz. Am Ende des Tages habt ihr ein Ergebnis, mit dem ihr weiterarbeiten könnt. Egal was dabei rauskommt. Nur so schafft ihr maximale Akzeptanz.“ sagt Falk. „Was haltet ihr davon?“

„Lasst es uns rocken.“ sagt Vera mit einer Geste wie ein Mannschaftstrainer. Alle anderen springen auf und sagen fast einstimmig „Lasst es uns rocken!“.

Das ist gelebte Zusammenarbeit mit einem maximal sinnvollen Ergebnis.

Fazit

Digitalisierung um jeden Preis, passt nicht. Die Digitalisierung soll uns in unserer Vereinsarbeit unterstützen, um den Verein fit für die Zukunft zu machen. Sinnvoll und nachhaltig.