Seit einigen Wochen gehen unsere Vereinsakteure das Thema Digitalisierung im Verein schrittweise an. Dazu gehört, dass sie sich viele Gedanken über ihre Zusammenarbeit machen. In dem letzten Vorstandsworkshop haben sie schon erlebt, dass es Sinn macht, sich kreativ Gedanken zu machen, um gute Arbeitsergebnisse zu erzielen. Tom möchte endlich eine Kommunikationsplattform nutzen, um sein Emailpostfach zu entlasten. Grundsätzlich will sich unser moderner Vorstand immer auf dem laufenden halten. Da kommt es schon mal vor, dass die Informationen per Gießkanne verteilt werden und immer alle im Mailverteiler sind. Das kann schon ganz schön nervig sein. Wie lässt sich das ändern?
Gute Kommunikation mit einer Plattform bedarf einer Vorüberlegung.
Falk, Tom und Vera haben sich wieder im Coworking Space verabredet. Tom hat schon seinen ersten Kaffee und Vera genießt ein Stück Kuchen. Alle drei sitzen gemütlich zusammen und plaudern etwas. „Letztens fragte mich meine Freundin“ sagt Vera „das ist schon ganz schön abgefahren, was ihr da in eurem Verein macht. Bist du dafür nicht zu alt? Darauf hin habe ich ihr geantwortet: Eigentlich kommunizieren wir nur viel intensiver und synchronisieren unsere Meinungen. Die Ansätze rücken mich als Menschen viel stärker in den Fokus. Auch wenn ich schon meine wohlverdiente Rente genieße, so finde ich es dennoch spannend, was alles möglich ist. Ein Verein ist eben kein altes und verstaubtes Medium. Ganz im Gegenteil, es kommt immer auf die Menschen an, die sich einbringen.“ Falk und Tom nicken Vera zustimmend zu.
Die Kommunikationsfelder
Falk zieht ein Flipchart an den Tisch und nimmt einen Stift. „Tom, du hast letzens erzählt, dass dein Emailpostfach überläuft. Lass uns mal schauen, wie wir das Problem lösen können. Ich habe Vera als Expertin dazugeholt.“ sagt Falk. „Vera, die Expertin?“ fragt Tom lächelnd. Vera schaut sehr skeptisch. „Ja, Vera hat sehr viel Erfahrung in Sachen Kommunikation und ist für mich das Bindeglied für unsere ältere Generation. Es ist wichtig, dass wir die Meinung aller einfließen lassen.“ führt Falk weiter aus. „Das klingt logisch.“ bestätigt Tom. „Aber ich denke wir machen das mit diesem Slack-Dings? Da können wir doch einfach loslegen.“ sagt Tom. „Ja, das können wir machen. So habe ich auch mal angefangen. Ich kann euch jedoch empfehlen gleich zu Beginn strukturiert vorzugehen. Du weist doch: Erst das Ziel, dann das Vorgehen und am Ende steht das Tool. Wollen wir es mal strukturieren?“ antwortet Falk. Tom und Vera stimmen zu.
„Welche Kommunikationsfelder seht ihr bei Euch im Verein?“ fragt Falk.
„Unsere Mitglieder, Partner und Interessenten sind für mich Kommunikationsfelder.“ sagt Vera. „Für mich sind die Aufgaben im Vorstand weitere Kommunikationsfelder.“ sagt Tom. Falk schreibt alles auf das Flipchart.
„So und jetzt lasst uns mal durchzählen, wie viele es sind.“
Unsere Vereinsakteure haben 10 Kommunikationsfelder zusammengetragen. Das 10. Feld, der Verein als solches, lassen sie in der weiteren Betrachtung außen vor. In allen Feldern wird unterschiedlich kommuniziert. Meistens jedoch per Email, weil unsere Vereinakteuere sich nicht jeden Tag sehen. Das ist eine wichtige Besonderheit bei einem ehrenamtlich gemanagten Verein, im Gegenteil zu einem Hauptamt oder Job im Unternehmen.
„Insgesamt können wir drei große Hauptthemen feststellen. Lasst uns diese zu Blöcken zusammenfassen.“ schlägt Falk vor. „Jetzt können wir sehr gut diskutieren, welches Kommunikationsmedium für welches Hauptthema geeignet ist.“ Tom schlägt vor eine Kommunikationsplattform für sämtliche Vorstandsthemen einzurichten. Vera schlägt vor, eine Plattform für die Kommunikation mit den Mitgliedern anzubieten. Für die Partner und Interessenten sollen die bisherigen Kommunikationsmittel weiterhin bestehen bleiben. Das Ergebnis sieht so aus.
„Mit diesem Ergebnis können wir nun schauen, wie wir damit umgehen.“ sagt Falk. Tom fragt ganz ungeduldig „Ich dachte wir richten gleich das Slack-Dings ein?“ „Ja, dass machen wir noch. Keine Panik. Eine digitale Kommunikationsplattform macht dann Sinn, wenn ihr sie nicht einfach vollpackt. Sonst geht die Übersichtlichkeit verloren.“ gibt Falk zu bedenken. „Was haltet ihr davon, wenn wir uns eine kleine Pause gönnen? Heute ist herrliches Wetter, ein bisschen Sonne soll ja beim Denken helfen.“ Tom und Vera lachen und stimmen zu.
Fazit
Eine Kommunikationsplattform zu nutzen ist gut. Sich vorab Gedanken zu machen ist besser. Gute Vorbereitung ist besser, als nervige Nachbesserungen. Nur so kann die Akzeptanz für die Nutzung deutlich gesteigert werden, egal wie alt die Nutzer im Verein sind.
