Digitalisierung im Verein – sind wir auf dem richtigen Weg?

Seit einigen Wochen gehen unsere Vereinsakteure das Thema Digitalisierung im Verein schrittweise an. In den letzten Tagen und Wochen haben sich unsere Vereinsakteure ein bisschen selbst neu erfunden. Obwohl, eigentlich nicht. Sylvia, Julia, Vera, Ron und Tom haben ihr Engagement und die jeweiligen Rollen mehr in den Fokus gerückt. Damit gehen Strukturen und Hierarchien immer mehr in den Hintergrund. Das bedeutet jedoch nicht, dass es chaotischer wird. Ganz im Gegenteil. Die Aufgaben und das Wirken im Verein ist klarer und transparenter als je zuvor. Die Digitalisierung im Verein hat dafür den notwendigen Anstoß gegeben. Es ist der Impuls, den Verein und die Arbeitsweisen weiter zu entwickeln.

Unsere Vereinsakteure haben sich auf den Weg gemacht. Immer dabei ist der unsichtbare Wissensrucksack, mit dem sie fleißig Erfahrungen und Wissen sammeln. Das Schöne dabei ist, dass er niemals zu schwer werden kann und nichts verloren geht. Das Wissen vermehrt sich, wenn es geteilt wird. Das funktioniert natürlich nur, wenn es auch gewollt ist.

Vor einigen Wochen hat sich Sylvia Gedanken gemacht, was die wichtigsten Vier Eckpunkte sein sollten, wenn es um die Digitalisierung im Verein geht.

  1. Digitale Tools unterstützen unsere Zusammenarbeit.
  2. Digitale Tools müssen uns mehr zeitlichen Spielraum geben.
  3. Digitale Tools professionalisieren unseren Verein.
  4. Digitale Tools ersetzt nicht unsere echte Kommunikation.

Diese Vier Eckpunkte sind mittlerweile zu einer wichtigen Grundhaltung, einem Mindset und einem Fahrplan für unsere Vereinsakteure geworden. „Wo stehen wir jetzt? Sind wir auf dem richtigen Weg?“ denkt sich Sylvia.

Digitale Tools unterstützen unsere Zusammenarbeit.

Es ist ein wundervoller Sonntagmorgen im April. Die Sonne scheint und die Luft ist angenehm frisch. Sylvia und Julia haben sich zu einem Spaziergang verabredet an der Promenade in ihrer lieb gewonnenen Stadt. Der Himmel ist strahlend blau. Noch ist alles ruhig. Nur die Vögel singen bereits ihr Morgenlied. „Ist das nicht herrlich heute Morgen?“ begrüßt Sylvia Julia. „Ja, ich genieße es immer wieder. Auch wenn ich noch etwas müde bin, lohnt es sich immer wieder. So können wir unsere Gedanken freien Lauf lassen.“ antwortet Julia.

Reflektion am Sonntagmorgen
Reflektion am Sonntagmorgen

„Sag mal Sylvia, wie siehst du die Entwicklung, die unser Verein gerade nimmt?“ fragt Julia. „Ich finde es sehr erstaunlich, wie wir uns den Herausforderungen Schritt für Schritt stellen.“ antwortet Sylvia. „Ich hätte nicht gedacht, dass sich neue Herausforderungen gut anfühlen können. Zu Beginn hatte ich so meine Bedenken. Insbesondere habe ich in den letzten Jahren immer wieder erlebt und gesehen, dass automatisch erwartet, dass du den Chef machst, wenn du die Vereinsvorsitzende bist. Dabei ist es doch eigentlich nur eine Rolle, die Aufgaben und Verantwortung übernimmt.“ führt sie weiter aus. „Ja Sylvia, genau hier beginnt das Umdenken. Du siehst das Ganze und wie jeder sich einbringen kann. Andere sehen vielleicht eine Position in einer Hierarchie. Das ist nichts Schlimmes. Es eine andere Arbeitsweise mit einer anderen Kultur im Verein oder Unternehmen.“ sagt Julia. „Schau doch mal, was in unserem Vorstand passiert und welche Auswirkung es für den ganzen Verein hat.“ führt Julia weiter aus. „Das stimmt unsere Zusammenarbeit hat sich sehr positiv entwickelt. Ron und Tom legen sich richtig ins Zeug. Vera kommunziert fleißig was sich alles so tut. Durch unser digitales Aufgabenboard haben wir eine gute Transparenz für unsere Aufgaben gewonnen. Es gibt auch keine Geheimnistuerei. Hier haben wir eine gute Balance zwischen analog und digital gefunden. Wow, das war mir noch gar nicht so bewusst.“ sagt Sylvia erstaunt.

Digitale Tools müssen uns mehr zeitlichen Spielraum geben.

„Was mich wirklich erleichtert ist, dass ich nicht mehr so viel Zeit damit verbringe, irgendwelche Emails zu sortieren und abzulegen.“ sagt Julia. „Auch Tom hat mir nach unserer letzten Vorstandsrunde ganz stolz berichtet, dass sein Posteingang nun um 80% gesunken ist, seit dem wir die Kommunikationsplattform nutzen.“ Sylvia muss schmunzeln und sagt „Ach unser Tom, der kann alles in Zahlen ausdrücken.“ „Apropos Tom, er war doch letztens in der Schweiz und Falk hatte ihn per Videochat dazugeschaltet. Gleichzeitig hatten wir all unsere digitalen Tools live im Blick. Wir haben nicht nur zeitlichen Spielraum gewonnen, sondern auch räumlichen.“ sagt Julia. „Damit sind wir wieder ein Stück flexibler geworden. Lass uns den diesen Grundsatz noch etwas verfeinern. Was hältst du davon? Digitale Tools geben uns mehr zeitlichen und räumlichen Spielraum.“ „Das machen wir so.“ stimmt Sylvia zu.

Digitale Tools professionalisieren unseren Verein.

„Mich hat gestern mein Nachbar angesprochen.“ sagt Sylvia. „Er arbeitet bei der Sparkasse und seine Frau ist bei uns in einer Vereinsgruppe. Er hat über seine Frau von Vera gehört was sich bei uns im Verein entwickelt. Er möchte uns gern zu einem Treffen einladen in seiner Filiale.“ „Möchte er uns ein neues Konto verkaufen?“ fragt Julia. Sylvia lacht und antwortet: „Das habe ich ihn auch gleich gefragt. Er musste ebenfalls gleich lachen. Er sagt, dass wir sehr professionell unterwegs sind. Das schaffen selbst manche Firmen nicht. Es gibt ein neues Förderprogramm für eine finanzielle Unterstützung. Hier geht es insbesondere um die Förderung von Projekten für die zukunftsfähige Entwicklung von neuen Arbeitsweisen mit digitalen Tools. Es richtet sich an Non-Profit-Organisationen und somit auch an Vereine. Er sagt wir hätten gute Aussichten eine Förderung über einen Zeitraum von drei Jahren zu erhalten.“ „Wow, sind wir jetzt ein ‚Start-up-Verein‘?“ fragt Julia grinsend. „Ich glaube nicht“ antwortet Sylvia „jedoch sind wir schon ganz schön professionell geworden. Und das Ganze ehrenamtlich.“ „Wenn ich jetzt mal meine Brille als Personalentwicklerin aufsetze, dann gibt es nichts Besseres. Wir sammeln alle gemeinsam wertvolle Erfahrungen und eignen uns weitere Kompetenzen an. Dafür greifen viele Unternehmen sehr tief in die Tasche.“ sagt Julia.

Digitale Tools ersetzt nicht unsere echte Kommunikation.

„Ich kann mich noch gut an unseren kreativen Vorstandsworkshop erinnern. Was mich dabei besonders beeindruckt hat, war die Art und Weise wie wir kommuniziert haben.“ sagt Sylvia. „Ich hatte etwas Bedenken, dass wir künftig nur noch digital in irgendwelchen Chats unterwegs sein werden. Doch das ist nicht der Fall. Die echte Kommunikation hat sich sogar deutlich verbessert.“ „Was meinst du warum das so ist?“ fragt Julia. „Tja, das ist eine gute Frage. Ich glaube, weil uns die digitalen Tools bei unserer Arbeit unterstützen und wir damit wieder mehr Spielraum gewonnen haben. Dazu habe ich mal einen interessanten Artikel gelesen. Mit mehr Spielraum sind wieder mehr Kreativität und vor allem bessere Kommunikation möglich. Insbesondere weil wir alle nicht mehr so gestresst sind.“ antwortet Sylvia.

Sind wir auf dem richtigen Weg?

Sind wir auf dem richtigen Weg?
Sind wir auf dem richtigen Weg?

„Wir sind jetzt schon eine Stunde unterwegs. Lass uns mal dort über die Brücke gehen“ sagt Julia. Auf der Brücke bleiben beide stehen und genießen die Aussicht.

„Wenn du nun den Blick schweifen lässt und an unseren Verein denkst. Wo kommen wir her, wo wollen wir hin? Sind wir auf dem richtigen Weg?“ fragt Julia. „Heute ist besonders tolles Wetter und der Himmel ist sehr klar. Das passt gut zu unserem Verein. Wir sind auf einem guten Weg. Er fühlt sich richtig an. Ich finde es gut, dass wir nicht ein Megaprojekt daraus machen. Wir gehen Schritt für Schritt und produzieren damit viele gute und brauchbare Ergebnisse. Es ist wie eine Bergwanderung: Am Ende des Tages hast du ein Ziel erreicht. Das macht den Unterschied.“

Fazit

Digitale Tools können die Zusammenarbeit unterstützen, mehr zeitlichen und räumlichen Spielraum geben, eine professionelle Vereinsentwicklung fördern und ersetzt nicht die echte Kommunikation. Wichtig dabei ist, den Weg der Entwicklung in regelmäßigen Abständen zu reflektieren und wenn erforderlich anzupassen.

Quellverweis
Moderne Vereinsorganisation, Vereinmanagement leicht gemacht, 2018, Falk Golinsky, ISBN: 978-3-662-56458-5