Der Mensch und die Zusammenarbeit stehen an erster Stelle im Verein. Stellen Sie sich vor, dass Ihr Emailpostfach nicht mehr überquillt. Stellen Sie sich vor, dass Sie maximale Transparenz in Ihren Vereinsaufgaben haben. Nutzen Sie dafür doch einfach die digitale Welt und sparen noch Zeit dabei. Wie klingt das für Sie? Verlockend?
Wir alle nutzen die digitalen Medien. Ob privat, im Job oder in unserem Verein. Die digitale Welt ist in den Vereinen angekommen. Im privaten Bereich sind Smartphones, Tabletcomputer, Smart-TV, Speichermedien jeglicher Art selbstverständlich. Daneben nutzen wir soziale Netzwerke und bewegen uns im Internet. Wir machen Onlinebanking, spielen und lesen online und bestellen uns, was immer wir benötigen. Die Möglichkeiten scheinen grenzenlos zu sein. Das alles machen wir, weil wir es wollen. Wie ist es allerdings mit den Vereinen und die digitale Welt bestellt?
Die Nutzung der heutigen Medien in einem Verein hat wenig mit „haben wollen“ zu tun. Wir nutzen Softwareprodukte, damit sie uns die Arbeit erleichtern. So sollte es zumindest sein. Manchmal sorgen einige Produkte für mehr Probleme als ohne. Die Nutzung all dieser Technik ist mit der Aufgabe verbunden, dass wir mit den Daten vertrauensvoll umgehen.
Im täglichen Vereinsleben ergeben sich zwei ganz konkrete Probleme:
1. Die Emailflut.
Vielleicht ist es bei Ihnen auch so, dass auf vielen Kanälen die Informationen zu Ihnen kommen. Viele Emails machen das Postfach voll. Oft wird nur auf Emails geantwortet. Der Betreff bleibt gleich und der Inhalt wechselt zu einem anderen Thema. Wenn Sie nun etwas suchen, ist das echt ungünstig. Dann werden viele Personen in Kopie gesetzt, ob sie die Informationen nun benötigen oder nicht. Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber mich nervt das etwas. Dafür muss es doch eine Lösung geben.
2. Die Aufgabenverteilung und -wahrnehmung ist nicht transparent.
In meinem Buch Moderne Vereinsorganisation habe ich Ihnen die Aufgabenmatrix vorgestellt. Damit haben Sie einen kompletten Überblick über alle Aufgaben. Tja und wer macht sie nun? Welche Aufgaben stehen gerade an oder wie ist der Status? Gibt es Probleme? Wo sehe ich das? Da kann trotz Aufgabenmatrix in der täglichen Vereinsarbeit etwas Unklarheit entstehen.
Die Lösung
Schauen wir doch einfach mal wie es andere Organisationen machen. Viele Unternehmen gehen seid einiger Zeit den agilen Weg oder versuchen es zumindest. Dabei stehen die Individuen und die Intaktionen vor den Abläufen und der Technik. Kurz gesagt: Der Mensch und die Zusammenarbeit stehen an erster Stelle. Dabei arbeiten viele Unternehmen nicht an einem Standort. Ebenso wie in einem Verein. Die ehrenamtlichen Vereinsakteure sind auf mehrere Orte, manchmal in ganz Deutschland oder noch weiter verteilt. Hierzu bieten sich digitale Plattformen für die Zusammenarbeit förmlich an. Hiermit kann ein Großteil von Emails verbannt werden. Kommuniziert wird themenbezogen auf einer einzigen Plattform. Egal wo, egal wann. Wie Sie es tun, dafür sind Sie selbst verantwortlich. Schaffen Sie sich dazu eigene Kommunikationsregeln.
Das Gleiche gilt auch für die Erledigung von Aufgaben. Viele Organisationen nutzen dafür Personal-Kanban. Hierbei geht es um die maximale Transparenz der anstehenden, in Bearbeitung und erledigten Aufgaben. Für diese Methode braucht es nicht viel. Einfach eine leere Wand (ja, jede Wand kann auch eine Arbeitsfläche sein), Klebezettel und Stifte. So können Sie beginnen und je nach Wunsch und Bedarf Ihr Personal-Kanban-Board weiter entwickeln. Personal-Kanban bedeutet jedoch viel mehr als nur diese Einteilung. Im Internet finden Sie dazu viele tolle Beispiele und Anregungen. Sie können Ihr Personal-Kanban-Board auch komplett digital umsetzen und mit Ihrer Arbeitsplattform verbinden.
Hier stelle ich Ihnen ein Bespiel für ein Vereins-(Personal)-Kanban-Board zur Verfügung.
Was halten Sie davon?
Was denken Sie jetzt? „Das kostet bestimmt viel Geld.“ Ich kann Ihnen sagen, dass Sie alles kostenfrei nutzen können. Wenn Sie jetzt an Datenschutz und Barrierefreiheit denken, dann kann ich Sie beruhigen, auch das ist mit drin.
Was Sie nun machen müssen, ist es anzugehen.
Dafür habe ich ein neues Workshopformat entwickelt. Gemeinsam mit Ihrem Vereinsteam bauen wir Ihre Vereinsplattform auf und klären die wichtigsten Regeln für Ihre künftige Zusammenarbeit. Am Ende des Tages sind Sie sofort startklar und können loslegen. Sprechen Sie mich dazu gern an.
Bleiben Sie mutig.
Ihr Falk Golinsky
