Seit einigen Wochen gehen unsere Vereinsakteure das Thema Digitalisierung im Verein schrittweise an. In den letzten Tagen und Wochen hat sich viel getan. Sylvia, Julia, Vera, Ron und Tom treffen sich heute zu ihrem regelmäßigen Vorstandsworkshop im Coworking Space. Dort wurde der Grundstein gelegt, dass es ab sofort keine Vorstandssitzungen mehr geben wird.
Es ist ihnen wichtig zusammen und gemeinsam an den Vereinsthemen zu arbeiten. Es ist eher ein Arbeitstreffen, daher drückt Vorstandsworkshop genau das aus, was sie machen. Natürlich werden die Standardthemen im Verein weiterhin besprochen: Mitgliederentwicklung, Finanzen, Beschlüsse und vieles mehr. Jedoch haben die Abstimmungen ein wichtiges Grundelement wieder in den Mittelpunkt gerückt: den Menschen im Verein. Falk hat ihnen eine wichtige Botschaft mit auf den Weg gegeben: Frage nicht was der Verein für dich tun kann, sondern was du für den Verein tun kannst. Dabei kannst du dich mit all deinen Fähigkeiten einbringen. Das eröffnet viele neue Perspektiven für die Menschen im Verein und dem Verein selbst.
„Bei dem heutigen Treffen soll es vor allem darum gehen zu reflektieren, was wir bereits alles geschafft haben und welche Anpassungen wir vornehmen wollen.“ eröffnet Sylvia die Runde. „Ich freue mich, dass auch Falk wieder dabei sein kann.“ „Ich habe heute noch drei Gäste mitgebracht aus meiner Vereinsgruppe.“ sagt Vera. „Sie sind neugierig und wollen miterleben, was ich ihnen bereits berichtet habe.“ „Ich finde es gut, wenn unsere Runde mit wertvoller Erfahrung unterstützt wird.“ sagt Sylvia und begrüßt die Gäste. „Doch wo ist Tom?“ fragen Julia und Ron gleichzeitig. „Hier bin ich.“ sagt eine vertraute Stimme. Alle schauen sich um und sehen Tom aber nicht. Wo ist Tom?
Zusammenarbeit ohne räumliche Grenzen
Falk muss lächeln und dreht seinen Laptop um. Auf dem Bildschirm ist Tom. „Ich bin gerade in der Schweiz bei einer Konferenz und kann leider nicht persönlich bei euch sein. Doch die digitale Welt macht es jedoch möglich, dass ihr auf mich nicht verzichten müsst.“ sagt Tom und prostet mit einer Kaffeetasse durch den Bildschirm zu. „Ich habe Tom per Videochat eingeladen und übertrage das Bild für euch auf den großen Bildschirm hier im Raum.“ ergänzt Falk. Es gibt unterschiedliche Tools, um per Audio- oder Videochat ein Treffen abzuhalten. Dabei sind kostenfreie Tools oft ausreichend.
„Wir können gleichzeitig in unsere digitalen Tools und alles live anschauen, anpassen oder Eintragungen vornehmen.“ sagt Julia. „Damit gibt es für unsere Zusammenarbeit keine räumlichen Grenzen mehr.“
Die Internetseite
Nach dem letzten Vorstandsworkshop im Coworking Space hat Ron wertvolle Kontakte zu Personen knüpfen können, die sich mit Internetseiten besser auskennen. „Das war wirklich hilfreich.“ sagt Ron „Ohne unser Treffen hier, hätte die Netzwerk nicht knüpfen können. Was mir meine neuen Verbindungen jedoch nicht abnehmen konnten, ist, mich selbst mit den Themen auseinanderzusetzen. Jedoch die Hilfestellungen und die kleinen Tricks und Tipps waren wirklich wertvoll. Ich habe in kürzester Zeit unsere Internetseite viel besser verstanden und gleich aufgeräumt. Sie ist nun viel übersichtlicher. Dazu habe ich bereits viel positives Feedback bekommen.“ führt Ron stolz aus.
Das Aufgabenboard
Julia hat vor einiger Zeit Personal Kanban vorgestellt. Daran orientiert sich auch das digitale Aufgabenboard für unsere Vereinsakteure. Doch wie nutzen sie es?
„Wie sind eure Erfahrungen mit dem Aufgabenboard?“ fragt Falk. Vera antwortet „Ich finde die Grundidee richtig gut. Ich habe das bei mir zu Hause umgesetzt und an unserem Kühlschrank hängen nun Zettel in drei Spalten. Das passt. Was ich jedoch noch schwierig finde, ist, wie viele Informationen packe ich auf so einen ‚digitalen Zettel‘ auf dem digitalen Aufgabenboard und wie ist das mit den Terminen?“
Julia geht an den Laptop und ruft das digitale Aufgabenboard auf. Sie zeigt allen gleich über den Bildschirm, welche Einstellungen möglich sind. Gleichzeitig erläutert sie was und wie eine sinnvolle Aufgabenbeschreibung sein kann. Wie soll das Ergebnis aussehen? Bis wann soll es fertig sein? Wer macht es? „Im Aufgabenpool beantworten wir die letzte Frage noch nicht.“ erläutert Julia. „Wir wollen die Eigenverantwortung fördern. Das bedeutet, dass sich jeder die Aufgabe nehmen kann, die er gern erledigen möchte. Dann trägst du deinen Namen ein. Oder es wollen mehrer Personen daran arbeiten, dann geht das natürlich auch. Es gibt Aufgaben, wie zum Beispiel die Finanzen, die wird sicherlich Tom als unser Geldexperte anlegen und sich gleich zuordnen. Lasst uns doch gleich mal rüberschauen, wie der aktuelle Stand ist.“
Unsere Vereinsakteure gehen gemeinsam die Aufgaben auf dem digitalen Aufgabenboard durch und sprechen über die jeweiligen Punkte. Dabei werden Aufgaben aktualisiert, priorisiert, terminiert und in die jeweiligen Spalten verschoben. Tom kann in der Schweiz auf seinem Tablet alles live mit erleben.
Falk ergänzt: „Es ist wichtig, dass ihr euer Aufgabenboard auf dem Laufenden haltet. Nur so habt ihr immer den aktuellen Überblick. Am Anfang ist es vielleicht etwas gewöhnungsbedürftig. Mit der Zeit werden eure Eintragungen jedoch immer präziser werden. Das ist ein ganz normaler Entwicklungsprozess. Gleichzeitig habt ihr damit die Dokumentation übernommen. Das erspart euch wiederum zusätzliche Arbeit.“
„Woran ich mich gewöhnen muss, ist“ ergänzt Vera „dass ich mein Smartphone nicht mehr nur als reines Telefon betrachten darf. Es wird so langsam zu meinem kleinen Assistenten. Ich glaube ich lasse mir von meiner Familie ein Tablet schenken.“ Alle müssen schmunzeln.
Die Kommunikationsplattform
Vera und Tom haben sich Gedanken gemacht, wie sie eine digitale Kommunikationsplattform im Verein sinnvoll nutzen können. Tom war es wichtig sein Emailpostfach zu entlasten und die vielen Mails per Gießkannenprinzip endlich zu verbannen. Vera ist es wichtig möglichst einfach alle Vereinsmitglieder einzubinden.
Tom, der immer noch per Videochat zugeschaltet ist, erläutert kurz die wichtigsten Punkte und überträgt zugleich das Bild von der digitalen Kommunikationsplattform. „So sieht sie also aus. Wir haben es getestet und ich bin sehr zufrieden. Ich hätte jedoch eine Bitte: Lasst uns gemeinsam daran arbeiten, dass wir die Funktionen sinnvoll nutzen. Nur so können wir das volle Potenzial nutzen und es bringt uns als Verein wirklich weiter.“
Alle stimmen dem zu. Auch die drei heutigen Gäste finden die Idee richtig gut, eine Plattform für alle Mitglieder einzurichten.
Tom überträgt jetzt noch das digitale Aufgabenboard und sagt „Jetzt haben wir alles digital im Blick, auch wenn wir nicht alle in einem Raum sind. Ich finde wir sind schon ganz schön modern geworden und der letzten Zeit.“ „Wer hätte das gedacht, dass es so schnell geht.“ ergänzt Ron und Sylvia nickt zustimmend. „Dann sind wir ja fertig.“ sagt Ron.
„Nicht so voreilig.“ bremst Falk Ron aus. „Ja es sieht alles gut aus und es geht in die richtige Richtung. Ihr seid tatsächlich schon sehr gut unterwegs. Doch denkt bitte daran, euch nicht darauf auszuruhen und insbesondere eure Zusammenarbeit regelmäßig zu reflektieren. So wie ihr es heute macht. Jetzt muss es für euch normal werden so zu arbeiten.“
Neue Aufgaben
Die neuen und frischen Impulse wollen unsere Vereinsakteure weiter mit Leben erfüllen. Dazu kommen neue Aufgaben hinzu. Digitale Plattformen zu nutzen ist das eine, sie auf dem Laufenden zu halten das andere. Des Weiteren stehen weitere Kommunikationsformate an, um alle Mitglieder einzubinden. „Vielleicht machen mal einen Mitgliederworkshop oder eine kreative Mitgliederversammlung.“ sagt Julia freudig. „Wir wollen auch noch überlegen, ob wir eine Software für die Vereinsverwaltung beschaffen.“ ergänzt Ron. „Hierzu sollten wir vielleicht den Workshop mit den Mitgliedern nutzen, um herauszufinden wo der tatsächliche Bedarf ist.“
Fazit
Digitale Tools können die Zusammenarbeit fördern und lassen räumliche Grenzen fallen. Richtig eingesetzt bringen sie mehr Klarheit und Transparenz. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist: offen sein für die neuen Möglichkeiten.
Quellverweis
Moderne Vereinsorganisation, Vereinmanagement leicht gemacht, 2018, Falk Golinsky, ISBN: 978-3-662-56458-5
