Unsere Vereinsakteure sind mittendrin ihren Verein mithilfe der Digitalisierung neu aufzustellen. Dabei lassen sie sich von den vier Grundsätzen leiten. Zwei davon spielen eine immer wichtigere Rolle.
- Digitale Tools unterstützen unsere Zusammenarbeit.
- Digitale Tools müssen uns mehr zeitlichen Spielraum geben.
Vera, Ron und Tom haben sich per TeamViewer verabredet. Vera hatte beim letzten Vorstandstreffen berichtet, dass ihr das alles zu unübersichtlich sei und Sie die Ordnung vermisst. Nun wollen die drei schauen, was sie machen können. Sie schalten sich zusammen und los geht’s.
Ausgangspunkt Aufgabenmatrix
„Hallo Tom, hallo Vera.“ begrüßt Ron die Runde. „Toll, dass wir uns heute virtuell treffen. Es war echt schwer, in dieser Woche einen Termin zu finden.“ „Das stimmt.“ sagt Vera. „Aber nun sitze ich auf meiner Couch und kann mit euch trotzdem sprechen. Ich liebe diese neuen Möglichkeiten.“
„Lasst uns gemeinsam schauen, wie wir einen roten Faden durch unsere digitalen Tools ziehen können.“ sagt Tom. „Ich habe mir dazu unsere Aufgabematrix gezogen, die wir vor einiger Zeit erstellt haben. Die Grundthemen sind ja immer noch die Gleichen. Vorstandsarbeit, Finanzen, Mitglieder, Öffentlichkeitsarbeit und so weiter.“
„Das sind doch auch die Channels in unserer Kommunikationsplattform.“ sagt Vera. „Das stimmt“ sagt Ron. „Das sind zusätzlich auch die Kategorien in unserem Aufgabenboard. Damit haben wir somit den roten Faden schon gefunden. Das ging schnell.“
Die Ordnerstruktur auf dem Speichersystem
„Wenn wir nun die Aufgabenmatrix als Ausgangspunkt und zentrales Element nutzen, dann sollten wir auch unsere Ordner in der Vereinscloud so umbenennen. Hier ist in den letzten Jahren ganz schön viel Wildwuchs entstanden.“ sagt Tom mit kritischer Stimme.
„Und genau das hat mich gestört.“ sagt Vera. „Ich weiß immer nicht, wo ich etwas finde oder ablegen soll. Wenn wir nun die Ordnerstruktur ändern und uns an die Aufgabenmatrix halten, dann wird es viel klarer und transparenter.“
„Dann lasst uns eine neue Ordnerstruktur anlegen. Das könnte dann so aussehen.“ sagt Tom.
„Das sieht gut aus. Jetzt müssen wir nur noch unsere Hausaufgaben machen und die Dateien neu sortieren. Ich denke hier sollten wieder alle ran. Somit setzen wir uns alle damit auseinander und können gleichzeitig entscheiden, was ggf. noch gelöscht werden kann. Was meint ihr, reichen zwei Wochen dafür aus?“ sagt Ron.
Vera und Tom stimmen dem zu. „So können wir auf unserem nächsten Treffen wieder eine Erfolgsmeldung verkünden. Ich liebe diese kurzen Zyklen. Klare Aufgaben, klare Termine, klare Ordnerstruktur. Super.“ sagt Tom.
„Da war er wieder unserer Controller.“ sagt Ron lachend.
Fazit
Digitalisierung im Verein und die Nutzung von digitalen Tools bringt viele Möglichkeiten und kann auch für Unordnung sorgen. Zu langes Suchen fördert nicht die Akzeptanz. Ein roter Faden durch die digitalen Tools kann dabei helfen. Die Aufgabenmatrix kann hier die zentrale Ausgangslage sein. Eine gute Struktur in den Systemen fördert die Zusammenarbeit und spart Zeit.
