Digitalisierung im Verein bedeutet, sich Gedanken über das Zusammenspiel zu machen. Der reine Einsatz von digitalen Tools bringt nichts, wenn sie niemand benutzt. Erst wir Menschen geben dem Einsatz einen Sinn oder eben nicht. Genauso verhält es sich mit Strukturen. Wir können uns noch so clevere Strukturen ausdenken. Wenn sie nicht mit Leben erfüllt werden, dann bleibt die Idee am Ende nur ein beschriebenes Blatt Papier. Das sinnvolle Zusammenspiel macht den Unterschied.
Je mehr Expertise ich an Bord habe um so besser. Vielleicht denken Sie jetzt: Je mehr Leute, desto langsamer kommen wir voran. Ja, das kann sein. Daher ist es wichtig, strukturiert vorzugehen. Nicht alle Themen müssen mit allen diskutiert werden. Wenn es jedoch um eine grundlegende Diskussion oder um ein Feedback geht, dann sollten Sie diesen Schritt wagen. Trauen Sie sich, Ihre Mitglieder in wegweisende Entscheidungen einzubinden.
Seid einiger Zeit haben unsere Vereinsakteure die Idee eine Kommunikationsplattform für die Vereinsmitglieder einzurichten. Quasi einen direkten Draht zu den jeweiligen Ansprechpartnern. Sie wollen es jedoch nicht einfach so einrichten.
„Uns ist es wichtig, dass wir eine hohe Akzeptanz erreichen.“ sagt Julia. „Wenn es einen regen Austausch von vielen Personen gibt, dann spüren wir die Akzeptanz.“ „Dafür müssen wir erst mal wissen, was überhaupt benötigt wird.“ sagt Vera. Um das herauszufinden, machen unsere Vereinsakteure aus ihrem Vorstandsworkshop einen Mitgliederworkshop.
Die Rollen im Verein
„Herzlich willkommen in unserem zweiten zu Hause.“ begrüßt Sylvia die Runde. Knapp 20 Mitglieder nehmen das Angebot an und treffen sich heute im Coworking Space.
„Heute soll es darum gehen, dass wir uns gemeinsam austauschen und festhalten, wie euer Kommunikationsbedarf im täglichen Vereinsleben aussieht.“ führt Sylvia weiter aus.
Sylvia übergibt an Julia, die den heutigen Workshop moderiert. Julia macht ein kleines Warm up mit der Runde, sodass sich alle wohlfühlen und startklar für den Austausch sind.
Gleich zu Beginn kommt eine gute Frage: „Ist nicht der Vorstand dafür da, festzulegen wie das alles laufen soll?“
„Das ist eine gute Frage.“ sagt Julia. „Im Grunde sind wir doch alle hier im Verein, um unseren Vereinszweck zu fördern. Das ist der Sinn warum wir uns im Verein einbringen. Daher sehe ich es so, dass jeder in unserem Verein eine Rolle einnimmt. Sylvia hat die Rolle der Vorsitzenden eingenommen, weil wir als Mitglieder glauben, dass sie das gut machen wird. Mit dieser Rolle sind Aufgaben und Verantwortungen verbunden. Es gibt viele Rollen in unserem Verein. Einige sind in der Satzung verankert, andere nicht. Da können wir ganz frei agieren. Um es kurz zu machen: Als Vorstand müssen wir nicht alles festlegen. Wir alle sind der Verein. Und wenn es um die Kommunikation geht, dann ist es sinnvoll, dass sich alle einbringen dürfen.“
Die Anwesenden nicken zustimmend. „So habe ich es noch gar nicht gesehen.“ kommt es aus der Runde. „Stimmt, nirgendwo steht das irgendjemand Chef spielen soll.“ kommt es aus der anderen Ecke.
Alles eine Frage des Zusammenspiels. Je klarer und transparenter, desto besser.
Die Kommunikationsplattform für Mitglieder
„Wenn es um Rollen im Verein geht, dann geht es auch immer darum wie wir besser kommunizieren können.“ sagt Julia. „Was steht gerade an? Wo drückt der Schuh? Wer kann kurzfristig unterstützen? All das können wir gemeinsam regeln. Nicht alle gleichzeitig, aber dennoch gemeinsam.“
Julia übergibt an Ron, der kurz die Kommunikationsplattform vorstellt, die seit einiger Zeit im Vorstand genutzt wird. Er zeigt was sich dort abspielt.
„Danke Ron. Wie seht ihr das? Wäre das etwas für uns alle? Wie können wir es sinnvoll nutzen?“ fragt Julia.
Die ersten Rückmeldungen kommen und Julia schreibt alles auf die Metaplanwand.
„Manchmal wäre es gut zu wissen, wenn ein neues Mitglied kommt, durch wen der Kontakt entstanden ist.“
„Er wäre gut zu wissen, wer mir mal für eine halbe Stunde helfen kann, wenn ich etwas umbauen muss.“
„Ich habe ab und zu ein technisches Problem und bräuchte einen schnellen Tipp.“
„Ich würde es gut finden, wenn ich mich kurzfristig über anstehende Termine oder Terminänderungen informieren kann.“
So kommen viele Punkte zusammen. Julia hat sie gleich nach Themenschwerpunkten sortiert. „Wir haben jetzt mehrere Themen. Daraus können wir Channels für die Kommunikationsplattform machen. So könnte es aussehen.“ fasst Julia zusammen und zeigt auf die Metaplanwand.
Folgende Channels sind nun denkbar:
- #neues aus den Vereinsgruppen
- #Termine
- #Unterstützung
- #Tipps und Tricks
- #sonstiges
„Wie ist eure Meinung, wollen wir es so mal ausprobieren?“ fragt Julia.
„Woher weiß ich wie das alles funktioniert?“ kommt die Frage aus der Runde.
„Wir haben gehofft, dass die Frage kommt. Wir haben noch etwas Zeit. Gern möchte ich euch gleich eine kurze Einweisung in die Kommunikationsplattform geben.“ sagt Ron „Probiert es einfach aus. Wenn ihr weitere Fragen habt, dann meldet euch gern bei mir.“
„Lasst es uns vier Wochen ausprobieren und anschließend schauen, wie unsere Erfahrungen sind.“ sagt Vera in die Runde.
„Das machen wir so. Dann schauen wir, ob das Zusammenspiel funktioniert.“ kommt es aus der Runde zurück.
Fazit
Digitalisierung im Verein bedeutet, das Zusammenspiel zwischen Menschen und Menschen mithilfe von Tools neu zu definieren. Dabei stehen Individuen und Interaktionen an erster Stelle. Das macht auch ein neues Verständnis zu den Rollen erforderlich. Man muss die Vereinsmitglieder nicht beteiligen. Doch ist es mehr als sinnvoll und lohnenswert es zu tun. Trauen Sie sich, Ihre Mitglieder in wegweisende Entscheidungen einzubinden. Willst du Akzeptanz schaffen, musst du die Menschen beteiligen. Besonders im Verein geht es um das Zusammenspiel aus allen Akteuren. Nicht mehr und nicht weniger.
